Документооборот

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07. 1993 N 5341-1 (разд.3, ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения. Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Таким образом, хотелось бы еще раз отметить, что порядок составления, обработки и сроки хранения документов должен четко соблюдаться любой организацией. Это действительно важно, поскольку все бухгалтерские документы должны быть унифицированы, что облегчает взаимодействие организаций между собой, с банками, налоговыми инспекциями и другими инстанциями.

Организация движения документов и порядок документооборота в организациях РФ

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота (п.5.1 Положения о документах и документообороте).

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. Приложение 2).

Работники организации: начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляется главным бухгалтером.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации. Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.

Анализ сложившейся в организации системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

Действующее законодательство по учету и налогообложению в режиме акцизных складов в оптовой сети, поставило торговлю в менее выгодные условия по налогообложению. На начальном этапе, чтобы перейти на ЕНВД, которая применялась торговыми организациями общей сети, они стали закупать собственную алкогольную продукцию через чужие акцизные склады. Цепочка продаж через сеть собственных РТП и ОРТП удлинилась, цены на водки и ЛВИ соответственно повысились, объем продаж снизился, издержки увеличились, продукция стала неконкурентоспособной. Именно поэтому организацией было принято решение о ликвидации фирменной торговли.

Основными факторами риска, связанными с деятельностью Калужского ОАО "Кристалл", являются частые изменения в законодательстве РФ, увеличение затрат на энергоресурсы и нестабильность потребительского рынка, влияющая на эффективный сбыт продукции организации. На современном этапе "Кристалл" успешно решает эти проблемы.

Таким образом, зная основные показатели, которые используются при анализе финансового состояния организации, мы смогли оценить сложившееся положение в ОАО "Кристалл" и сделать соответствующие выводы.

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков Подробно автоматизацию документооборота мы рассмотрели в п. 3.2. Главы 3..

Принимая во внимание аудиторское заключение о финансовой (бухгалтерской) отчетности, можно отметить, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений, однако выявлены следующие нарушения:

в ряде случаев не соблюдается временная определенность фактов хозяйственной деятельности;

в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу не отражена информация об отсутствии условных фактов хозяйственной деятельности;

ненадлежащим образом оформленные документы в связи с возникновением нестандартных хозяйственных операций (документ подписан ненадлежащим лицом или лицом не, имеющим право подписи).

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В Калужском ОАО "Кристалл" график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.

Страницы: 1, 2