Документационное обеспечение деятельности архива государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

Для целей настоящего Кодекса принудительный труд не включает в себя:

- работу, выполнение которой обусловлено законодательством о воинской обязанности и военной службе или заменяющей ее альтернативной гражданской службе;

- работу, выполнение которой обусловлено введением чрезвычайного или военного положения в порядке, установленном федеральными конституционными законами;

- работу, выполняемую в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;

- работу, выполняемую вследствие вступившего в законную силу приговора суда под надзором государственных органов, ответственных за соблюдение законодательства при исполнении судебных приговоров. [3]

Согласно 3 главе - Управление архивным делом в РФ, Федерального Закона «об Архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики. Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти, а в субъектах Российской Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.

Согласно статье 14 об организации управления архивным делом в РФ, государственные органы и органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Согласно статье 15 о Финансовом и материально-техническом обеспечении архивного дела государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Государственный орган, орган местного самоуправления, принимающие решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Согласно статье 19 «Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации» 4 главы «Хранение и учет архивных документов» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а такжев организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.[4;гл.4]

В соответствии с 20 статьей «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

В соответствии с 21 статьей «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранения» документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.

В 6 главе «Доступ к архивным документам и их использование» говорится о том, что федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию
с соответствующими специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. [4;гл.6]

Согласно 6 статье «Создание архивов» Федерального Закона «Об архивном деле Пермского края» создание архивов на территории Пермского края регулируется федеральным, краевым законодательством и актами органов местного самоуправления.

Уполномоченный орган государственной власти в области архивного дела выступает учредителем государственных архивных учреждений. [6;ст.6]

Рассмотрев нормативно-правовую базу архива, можно отметить, что большая часть нормативных документов имеют общий характер, а на внутреннюю деятельность архива, как и на сам архив, нормативные документы находятся в разработке. Так же можно отметить отсутствие специалиста, для данного формирующегося подразделения.

Любая организация независимо от формы собственности имеет систему документации.

Система документации - это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» [9]

Вся документация, которая создаётся и используется в работе архива Инспекции представляет собой комплекс управленческой и специфической документации.

Рисунок 2 - Система документации архива Государственной Инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

Управленческая документация в Инспекции состоит из организационно-правовых документов, организационно-распорядительных документов и информационно-справочной документации.

Организационно-распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. [9]

К организационно - распорядительным документам Инспекции относятся постановления, распоряжения, протоколы, приказы. В соответствии с приказом от 07.05.2010 №СЭД-54-04-03-50 «об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел» порядок формирования лицензионных дел проходит следующим образом:

1. Лицензионное дело формируется при поступлении в Гособрнадзор документов, предоставленных соискателям лицензии для получения лицензии, в течении 20 рабочих дней со дня издания Гособрнадзором приказа о выдаче (отказе выдачи) лицензии.

2. Лицензионное дело включает в себя следующие документы:

o Документы, представленные лицензиатом в соответствии с пунктом 10 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденным постановлением Правительства РФ от 31 марта 2009 года №277

o Приказ Гособрнадзора о проведении лицензионной экспертизы

o Заключение экспертной комиссии;

o Копию приказа Гособрнадзора о выдаче (отказе в выдаче) лицензии;

o Копию лицензии;

o Копии платежных документов, подтверждающих уплату государственной пошлины;

o Копии акта, отчета, предписания (при наличии) по итогам проверки соблюдения соискателем лицензии лицензионных условий.

Ответственными работниками за формирование и хранение лицензионных дел являются работники отдела лицензирования и государственной аккредитации, назначаемые приказом Гособрнадзора.

Работники отдела контроля лицензионных условий и государственной аккредитации, ответственные за формирование и хранение лицензионных дел:

- Формируют лицензионное дело в папке, на лицевой стороне обложки которой проставляются реквизиты лицензионного дела;

- Осуществляют систематизированное размещение лицензионных дел, составляют перечень документов лицензионного дела;

- Ведут перечень лицензионных дел, находящихся на хранении;

- Заполняют журнал учета движения лицензионных дел.

Лицензионные дела хранятся в отделе лицензирования и государственной аккредитации, в специально оборудованном помещении.

Копии акта проверки по соблюдению лицензионных требований и иных документов, сформированных при проведении проверки, передаются работником Гособрнадзора, уполномоченным на проведение проверки, в отдел лицензирования и государственной аккредитации для включения в лицензионное дело.

При дополнении лицензионного дела какими-либо документами, работниками, ответственными за формирование и хранение дел, осуществляется внесение соответствующих сведений в перечень документов, включенных в состав лицензионного дела.

Дело может выдаваться работнику Гособрнадзора, уполномоченному на проведение проверки по соблюдению лицензиатом лицензионных условий, на срок не более 1-го месяца.

При необходимости лицензионное дело может выдаваться иным работникам Гособрнадзора или государственным органам, организациям на основании их запроса и положительного решения начальника Гособрнадзора.

При выдаче дела, работниками, ответственными за формирование и хранение лицензионных дел, делаются соответствующие записи в журнале учета движения лицензионных дел. На выданное дело составляется карта-заместитель дела в соответствии с приложение 5 к настоящему Порядку.

При выдаче дела сторонним организациям оставляются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинника.

Копии распорядительных актов Гособрнадзора и лицензии, включенные в состав дела, должны быть заверены уполномоченными должностными лицами, назначаемыми приказом начальника Гособрнадзора.

Сроки хранения лицензионных дел:

- В случае принятия решения о выдаче лицензии - в течении срока действия лицензии;

- В случае принятия решения об отказе в выдаче лицензии, об аннулировании лицензии - 1 год со дня издания соответствующего приказа Гособрнадзора. [41]

Организационно-правовая документация является правовой основой деятельности организации и содержат положения, инструкции, должностные регламенты, административные регламенты, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения и другие документы. [9]

К организационно-правовым документам относятся Положение «о Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», Положение «об архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», Положение «О постоянно действующей Экспертной Комиссии», а так же «Регламент делопроизводителя».

Основополагающим документом функционирования Инспекции является Положение о Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края.

Положение - это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. [9]

Положение об организации утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. В рассматриваемом случае Положение об Инспекции утверждалось Постановлением Правительства Пермского края.

В положение обязательно наличие таких реквизитов, как наименование организации, гриф утверждения документа, наименование вида документа, дата документа, заголовок к тексту, текст документа, подписи и визы согласования документа.

Структура Положения «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» состоит из следующих разделов:

1 Общие положения

2 Цели инспекции

3 Функции инспекции

4 Права инспекции

5 Руководство и структура инспекции

6 Ответственность должностных лиц инспекции

В соответствии с положением государственная инспекция по надзору и контролю в сфере образования Пермского края (далее - Инспекция) является исполнительным органом государственной власти Пермского края, осуществляющим полномочия Российской Федерации по надзору и контролю в области образования, переданные органам государственной власти Пермского края.

Инспекция в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, методическими указаниями, инструктивными материалами по вопросам осуществления переданных полномочий федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере образования, Уставом и законами Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, распоряжениями председателя Правительства Пермского края, а также настоящим Положением.

Инспекция осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, органами государственной власти Пермского края и иных субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований Пермского края, иными организациями и гражданами.

Инспекция является уполномоченным государственным органом по надзору и контролю в сфере образования на территории Пермского края.

Общее руководство Инспекцией осуществляется председателем Правительства Пермского края в соответствии с распределением основных обязанностей между председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края и иными членами Правительства Пермского края. Финансирование содержания Инспекции осуществляется за счет субвенций из федерального бюджета. Финансирование мероприятий, обеспечивающих проведение государственной итоговой аттестации обучающихся и выпускников, а также аттестацию педагогических и руководящих работников на высшую квалификационную категорию, осуществляется за счет средств бюджета Пермского края и иных источников, предусмотренных законодательством.

Инспекция обладает правами юридического лица, имеет бланки и печати со своим наименованием, самостоятельно выступает в качестве истца и ответчика в судах в пределах своей компетенции, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Взаимодействие Инспекции с исполнительными органами государственной власти Пермского края осуществляется на основании соответствующих регламентов.

Информационное, документационное, финансовое, бухгалтерское, транспортное, материально-техническое, хозяйственное и иное обеспечение деятельности Инспекция организует самостоятельно. Реорганизация и ликвидация Инспекции осуществляются в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Начальник Инспекции и руководители отделов несут персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Инспекцию, с учетом прав и полномочий, предоставленных им настоящим Положением. Действия и решения должностных лиц Инспекции при исполнении ими должностных обязанностей могут быть обжалованы в установленном порядке. [12]

Положение «об Архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» состоит из следующих разделов:

1 Общие положения;

2 Состав документов архива;

3 Задачи и функции архива;

4 Права архива;

5 Ответственность заведующего архивом.

В соответствии с положением документы государственной инспекции, имеющие историческое культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского, края, являются собственностью Пермского края и подлежат постоянному хранению в ГОУ «Государственный архив Пермского края» (далее ГОУ ГАПК). До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным агентством, хранятся в инспекции. Инспекция обеспечивает сохранность учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Архивным агентством обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Страницы: 1, 2, 3