Документирование управленческой деятельности

Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:

1. По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях).

2. По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.).

3. По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т. п.).

4. По видам (типовые, т. е. обязательные к применению в определенной области; примерные; трафаретные; индивидуальные).

5. По степени сложности (простые, т. е. посвященные одному вог просу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, направленные в простом документе).

6. По месту составления (внешние по отношению к организации -входящие и исходящие, т. е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне в организацию, и внутренние).

7. По срокам исполнения (срочные и несрочные).

8. По сфере действия (служебные, или деловые официально-личные, т. е. именные, поступающие с указанием конкретного лица).

9. По степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня -- секретные; для служебного пользования; содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные).

10. По юридической силе (подлинники, т. е. оригиналы; копии; отпуски; дубликаты; подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», активно решаются.юридические и технические проблемы так называемых «Удостоверяющих центров».

Отпуск в данном случае -- это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск -- это второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов (т. е. оригиналы): оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск: оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.

Дубликат -- это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.

Копия -- точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т. е. использоваться как правовой документ в случае ее заверения нотариусом; однако некоторые организации не испытывают доверия даже к нотариально заверенным копиям и требуют предъявления оригинала документа.

Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон.

11. По степени полноты представленной информации (полные и выписки, т. е. копии части документа).

12. По срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Могут быть приняты и другие основания для классификации документов. Конкретный документ обычно подпадает под несколько оснований для классификации (например, трафаретная выписка из протокола собрания).

В 1970-80-х гг. в СССР был разработан Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), в котором была систематизирована и закодирована вся унифицированная документация. Каждая срорма унифицированной документации получила семиразрядный код: первые два разряда -- код унифицированной системы документов (например, 02 -- унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие два разряда -- подкласс форм унифицированных документов (например, 71 -- документация по личному составу); следующие три цифры -- номер формы внутри подкласса (например, 020 -- анкета). Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее правильность ввода кода по ОКУД в компьютер. Таким образом, код анкеты по ОКУД -- 02710208. В сегодняшней практике на многих организационно-распорядительных документах зачастую не проставляют кодов по ОКУД, хотя он может использоваться как идентификационный код документа при вводе в компьютер и выборе программы обработки информации.

3. СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРАВИЛА ИХ КОРРЕКТИРОВКИ, СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003

С 1 июля 2003 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако, их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации, примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения. Приведем состав реквизитов этого ГОСТа, снабдив требования стандарта некоторыми комментариями. Номер пункта, приводимого далее, соответствует номеру реквизита.

01. Реквизит «Государственный герб РФ» помещают на бланках документов только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52. Часть I. С. 5021). Это учреждения государственного управления и контроля, правоохранительные органы, Центробанк и ряд других.

02. Герб субъекта РФ помещают также только на бланках документов предприятий, учреждений, организаций, имеющих на это право в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации пли товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему организации, ее товарный знак или знак обслуживания («бренд») необходимо зарегистрировать в установленном порядке, в противном случае может оказаться, что ваша организация использует чужой товарный знак (допустим даже, что по незнанию), а это -- нарушение прав франчайзера, законного владельца эмблемы, который имеет право на компенсацию за использование его эмблемы.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот код ваша организация получает в процессе ее регистрации.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) на документах, входящих в состав той или иной Унифицированной системы документации (УСД). При наличии унифицированной формы документа, применяемой в некоторой сфере деятельности, никакую иную форму документа в этой сфере деятельности применять нельзя. Например, одной из распространенных унифицированных форм документов является Приходный кассовый ордер (код по ОКУД 0308001), применяемый во всех организациях для оформления факта поступления в кассу организации денег от физического лица, работника.

08. Наименование организации-автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над ним помещается сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих, наряду с русским, в качестве государственного языка еще и национальный язык, печатают на двух языках -- русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных документах; в этом случае его помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Наименование на иностранном языке приводят, если оно закреплено в уставе, и тогда оно должно располагаться ниже наименования на русском языке. Еще раз обращаем внимание: наименование организации должно быть полным и полностью соответствующим уставным документам, поскольку изменение хотя бы одной буквы в названии организации по сравнению с ее уставным наименованием превращает документ в фиктивный. Эта полнота названия особенно важна при оформлении коммерческой сделки посредством обмена документами, называемыми офертой и акцептом. По форме оферта и акцепт -- просто служебные письма, но правомерность сделки требует указания наименований ее сторон только полностью.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию (главный инженер, коммерческий директор и т. п.).

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Не следует без особой надобности размещать на бланках документов банковские реквизиты организации, чтобы не провоцировать мошенников, которым иногда достаточно только этих данных, чтобы сфальсифицировать платежное поручение, авизо и разорить вашу организацию.

Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725, реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· наименование адресата (для граждан -- фамилия, имя, отчество);

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя.

Пример написания адреса адресата:

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Липки, Киреевский р-н. Тульская обл.

301264

или

ВНИИДАД

Директору И. И. Иванову

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя -- в левом верхнем углу.

К стандартной письменной корреспонденции относятся письма в почтовых конвертах размером 114 х 162 х 5 мм и 110 х 220 х 5 мм и весом до 20 г. Допустимыми размерами почтовых писем являются 162 х 229 мм, 229 х 324 мм и 250 х 353 мм.

Чтобы документ меньше измялся, целесообразно использовать конверты для размещения в них деловых бумаг формата А4, сложенных вдвое (конверт 162 х 229 мм) или втрое (конверт 110 х 220 мм), с таким расположением реквизитов на них (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Расположение информации на почтовом конверте

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000) («Протокол», «Акт», «Приказ», «Должностная инструкция» и т. п.). В деловом письме наименование вида документа («Письмо») обычно не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -- четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять как 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уникальный идентификационный код документа (в сочетании с годом его регистрации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери и обеспечить такой «порядок в делах», какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечивается четкая классификация и систематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. О регистрации документов см. ниже.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который данный документ является ответом. Например, если вы составляете письмо-акцепт на пришедшее вам письмо-оферту, вы помещаете в составе реквизита 11 исходящий номер и дату, под которыми оферта была зарегистрирована ее автором, т. е. переписываете из оферты реквизиты 12 и 11.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение из реквизитов «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения (например, «г. Волхов», «г. Санкт-Петербург»). Обычно этот реквизит помещается на внутренних документах организации; при этом на внутренних документах не исполняется реквизит 09 («Справочные данные об организации»).

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и другие реквизиты являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В. А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа и прилагают его к оставляемой у автора документа копии (отпуску).

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись_____В. А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись_____Л. В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН

(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. По результатам рассмотрения документа руководитель отражает свое решение в резолюции на документе. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой и содержать принятое руководителем решение. Это, по сути, маленький приказ. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Задача руководителя при наложении резолюции -- чтобы у исполнителей была полная ясность, что, когда и как следует делать по существу документа, чтобы у них не было необходимости отрывать руководителя от работы, требуя пояснений. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Примеры резолюции приводятся на рис. 3.2.

Нач. отдела сбыта Иванову И. И.

Подготовить проект ответа

и представить мне 12.03.2001

подпись дата

или

Морозовой Н. В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Рис. 3.2. Примеры резолюции руководителя на документе

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным за всю работу по документу; его должность и фамилия либо указываются первыми в списке без пометки «ответственный», либо подчеркиваются руководителем. Способ выделения фамилии ответственного исполнителя определяется самой организацией и фиксируется в «Инструкции по делопроизводству».

Резолюция на входящем письме проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?

Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Дать документу краткий и в то же время емкий заголовок -- это своего рода искусство, демонстрация владения которым свидетельствует о высоких интеллектуальных качествах корреспондента, а по аналогии, и, возможно, о высоких нравственных качествах (психологи считают, что среди многочисленных стереотипов восприятия есть и такой «умный -- значит добрый и честный»). Кроме того, заголовок используется при регистрации документа получателем, и при его отсутствии вы ставите получателя в затруднительное положение: как двумя словами охарактеризовать содержание вашего послания, особенно, если оно занимает не одну страницу и посвящено профессиональным вопросам? Следует иметь в виду, что регистрировать ваше письмо будет делопроизводитель или случайный человек, получивший такое поручение и плохо разбирающийся в ваших проблемах.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве -- обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Службой контроля исполнения документов обычно контролируется срок исполнения документа, а качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль может включать этап напоминания о приближающимся сроке исполнения документа, предполагать возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например, электронных таблиц и систем автоматизации процессов делопроизводства.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6