Учет, контроль и анализ денежных средств на расчетном счете и в кассе

Отчет о прибылях и убытках содержит сведения за отчетный и предыдущий годы:

а) о прибыли (убытках) от реализации товаров, продукции, работ, услуг (из выручки нетто вычитают себестоимость реализации товаров, продукции, работ, услуг, коммерческие расходы и управленческие расходы, если они по учетной политике выделяются из производственной себестоимости и списываются на счета реализации);

б) о прибыли (убытках) по операционным доходам и расходам с выделением процентов к получению и уплате (сумм процентов по ценным бумагам и сумм, причитающихся от банков за пользование ими остатками средств на счетах организации), доходов от участия в других организациях и прочих операционных доходов и расходов;

в) о прибыли (убытках) от внереализационной деятельности;

г) о прочих доходах и расходах.

д) о валовой прибыли, определяемой сложением прибыли (убытков) от финансово-хозяйственной деятельности с внереализационными доходами и расходами;

е) о налоге на прибыль;

ж) об отвлеченных средствах из прибыли;

з) о нераспределенной прибыли (убытках) отчетного года, которую определяют вычитанием из валовой прибыли налога на прибыль и отвлеченных средств.

1.2 Аналитический и синтетический бухгалтерский учет по кассе

Порядок ведения кассовых операций в нашей стране довольно строго регламентирован. Он определен в порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Для хранения, приема и выдачи денежных средств каждый хозяйствующий субъект имеет кассу. Помещение кассы должно быть изолировано и оборудовано в соответствии с требованиями по технической укрепленности касс и оснащено средствами охранно-пожарной сигнализации. Руководители субъектов обязаны обеспечить сохранность денег в кассе, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Хранение в кассе наличных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не допускается.

Кассир - материально ответственное лицо. Он должен быть ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. После этого с ним заключается договор о его полной индивидуальной материальной ответственности. Если для выдачи оплаты труда и других выплат привлекаются по письменному приказу руководителя субъекта другие лица, то с ними также заключаются договора об их полной индивидуальной материальной ответственности.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Организации обязаны:

– регистрировать контрольно-кассовые машины;

– использовать исправные контрольно-кассовые машины для осуществления денежных расчетов с населением;

– выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек за покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием;

– обеспечивать работникам налоговых органов и центров технического обслуживания контрольно-кассовых машин беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам;

– вывешивать в доступном покупателю (клиенту) месте ценники на продаваемые товары (прейскуранты на оказываемые услуги), которые должны соответствовать документам, подтверждающим объявленные цены и тарифы.

Регистрация или перерегистрация кассовых аппаратов осуществляется путем подачи в налоговый орган по месту нахождения организации соответствующего заявления с приложением паспорта аппарата и производится в течение 5 дней, при этом предприятие получает карточку регистрации.

Налоговые органы осуществляют контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин. За нарушение этих правил возможно применение штрафных санкций.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, порядка и срока сдачи выручки в банк, учреждения в начале 1 квартала предоставляют в банк письменное заявление и расчет по форме №2 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денежных средств из выручки, поступающей в кассу».

В поданной заявке предприятие указывает: трехмесячный объем денежных поступлений; предполагаемый расход из выручки наличными деньгами; сумму среднедневной выручки; порядок и сроки сдачи выручки в банк; лимит остатка кассы.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядков и срока сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечение сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей:

1 случай - при сдаче выручки ежедневно, лимит остатка равен сумме, необходимой предприятию для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня.

2 случай - при сдаче выручки на следующий день - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами.

3 случай - не ежедневно, в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки.

4 случай - для предприятий, не имеющих денежной выручки - в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит кассы может быть превышен в дни выдачи зарплаты, стипендий в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Обычно лимит устанавливается на 1 год. Но по просьбе предприятий может изменяться в течение года, а так же пересматриваться банком по условиям договора банковского счета.

Денежная наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денежных средств в кассе сдается на расчетные счета организации в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными. Объявление на взнос наличными - письменное распоряжение организации банку зачислить на расчетный счет наличные денежные средства, сдаваемые из кассы организации.

Не допускается накопление организацией в кассах наличных денег сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда, только если это не согласовано с обслуживающими банками.

При приеме средств в кассу, как и при их выдаче, в каждом случае необходимо соответствующее обоснование.

Прием наличных денег кассой производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями тех же лиц - главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

– наименование предприятия, структурного подразделения, код;

– предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;

– регистрационный номер и дату заполнения;

– номер корреспондирующего счета, субсчета;

– в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;

– в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

– указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;

– в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

Кассир, осуществляющий прием денежных средств, проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, установленными Центральным банком РФ Приказом от 25.03.1997 М 02-101 (в редакции от 23.04.2001). Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

Выдача наличных денег производится из кассы по расходному кассовому ордеру.

Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.

На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца.

Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

– наименование предприятия и структурного подразделения;

– код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;

– регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;

– номер корреспондирующего счета, субсчета;

– в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;

– в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

– сумма указывается цифрами и прописью;

– в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).

Учет кассовых операций предприятия ведется в Кассовой книге, которая должна отвечать следующим условиям:

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано… листов». Общее количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дней.

В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.

Бухгалтерский учет операций по кассе ведется на счете 50 «Касса». В случае поступления денег в кассу этот счет - дебетуется, а в случае выдачи - кредитуется с определенными счетами.

1.3 Аналитический и синтетический бухгалтерский учет по расчетному счету

Большая часть расчетов между предприятиями в процессе их деятельности осуществляется безналичным путем. Это происходит перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах выступает банк. Предприятие может открыть в банках различные виды счетов: расчетный, текущий, бюджетный, валютный.

Расчетные счета открываются предприятиями, являющимися юридическими лицами, имеющими самостоятельный баланс и пр. Для открытия расчетного счета в банк необходимо представить следующие документы:

– заявление на открытие счета;

– временное свидетельство о регистрации, выданное регистрирующим органом;

– прошнурованные и пронумерованные, заверенные нотариально или регистрирующим органом копии устава и учредительного договора;

– заверенные в установленном порядке в двух экземплярах банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати;

– решение учредителей о создании предприятия (протокол собрания);

– копия приказа руководителя о назначении главного бухгалтера;

– документ, подтверждающий постановку предприятия на налоговый учет.

При открытии расчетного счета учреждение банка предприятие выбирает самостоятельно.

После открытия расчетного счета на этот счет вносится 50 % суммы, определенного в учредительном договоре размера уставного капитала в денежной оценке. Операции на расчетном счете могут происходить наличными и безналичными расчетами.

При внесении наличных денежных средств оформляется объявление на взнос наличными. При снятии средств с расчетного счета (на заработную плату, пособия, командировочные расходы, хозяйственные нужды) используются денежные чеки. Чеки выдаются лицам, уполномоченным на получение средств, после их полного заполнения (указания суммы, заверения подписью и печатью). После принятия чека банк возвращает контрольную марку, по которой в назначенное время могут быть получены средства. Чеки заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета.

В основном расчеты между организациями осуществляются безналично. В зависимости от характера расчетных операций, от способа организации расчетов, от финансовых отношений между предприятиями применяются различные формы расчетов, которые оговорены в договоре между сторонами: платежными поручениями, по инкассо (платежными требованиями-поручениями), аккредитивная, чеками.

Все безналичные расчеты производятся через банк на основании расчетных документов, которые представляют собой оформленные в письменном виде распоряжения предприятия (владельца счета) на перечисление средств; формы их должны соответствовать установленным стандартам, и они должны содержать следующие реквизиты:

– наименование расчетного документа;

– номер документа, число, месяц и год его оформления (число и год указываются цифрами, а месяц - прописью; на расчетных документах, заполняемых на компьютерах, допускается обозначение месяца цифрами);

– наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный номер (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

– наименование плательщика, его идентификационный номер (ИНН), номер счета в банке;

– наименование получателя средств, номер его счета в банке;

– наименование и местонахождение банка получателя (в чеке не указывается), его банковский идентификационный номер (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

– назначение платежа (в чеке не указывается) с выделением налога, подлежащего уплате отдельной строкой (в противном случае должно быть указано, что налог не уплачивается);

– сумма платежа, обозначенная цифрами и прописью;

– очередность платежа и вид операции.

На первом экземпляре независимо от способа изготовления расчетного документа проставляются подписи и оттиск печати.

Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от суммы платежа и выписываются в необходимом банку количестве экземпляров для всех участвующих в расчете сторон. Помарки и подчистки, использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускается. Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа, если иное не оговорено указаниями Центрального банка России. Из нескольких возможных форм расчетов плательщик и получатель средств при заключении договоров выбирают конкретную приемлемую для них форму. Банк не имеет право контролировать способ расчета или первоочередность осуществления платежей, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов. Платежное поручение представляет собой письменное распоряжение плательщика обслуживающему его учреждению банка о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия в том же или другом одногороднем или иногороднем банке.

Расчеты платежными поручениями имеют ряд достоинств по сравнению с другими формами расчетов: относительно простой и быстрый документооборот, ускорение движения денежных средств, возможность предварительно проверить качество оплачиваемых товаров или услуг, возможность использовать данную форму расчетов при нетоварных платежах.

Возможности применения в расчетах платежных поручений многообразны. С их помощью осуществляются расчеты, как по товарным, так и по нетоварным операциям.

Платежное поручение выписывается плательщиком на бланке установленной формы, содержащем все необходимые реквизиты для совершения платежа и представления в банк, как правило, в 4-х экземплярах, каждый из которых имеет свое определенное назначение:

– 1-й экземпляр используется в банке плательщика для списания средств со счета плательщика и остается в документах для банка;

– 4-й экземпляр возвращается плательщику со штампом банка в качестве расписки о приеме платежного поручения к исполнению;

– 2-й и 3-й экземпляры платежного поручения отсылаются в банк получателя платежа; при этом 2-й экземпляр служит основанием для зачисления средств на счет получателя и остается в документах для этого банка, а 3-й экземпляр прилагается к выписке со счета получателя как основание для подтверждения банковской проводки.

Платежное поручение принимается банком к исполнению только при наличии достаточных средств на счете плательщика. Для совершения платежа может использоваться также ссуда банка при наличии у хозяйствующего органа права на ее получение.

Поручение действительно в течение 10 дней со дня его выписки (день выписки в расчет не принимается). Схема документооборота при расчетах платежными поручениями за фактически полученный товар, оказанные услуги, выполненные работы выглядит следующим образом (см. рис. 1):

Рис 1 Схема движения денежных средств при расчете платежными поручениями

При постоянных и равномерных поставках товаров и оказании услуг покупатели могут рассчитываться с поставщиками платежными поручениями в порядке плановых платежей. В этом случае расчеты осуществляются не по каждой отдельной отгрузке или услуге, а путем периодического перечисления средств со счета покупателя на счет поставщика в конкретные сроки и в определенной сумме на основе плана отпуска товаров и услуг на предстоящий месяц, квартал.

Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании приложенных к нему отгрузочных и товарных документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Платежное требование-поручение выписывается поставщиком на основании фактической отгрузки продукции или оказания услуг на стандартизированном бланке в трех экземплярах и вместе с отгрузочными документами направляется в банк покупателя для оплаты. Возможен прием требований-поручений и на инкассо (в банке поставщика).

Инкассо - это банковская операция, посредством которой банк по поручению своего клиента получает причитающиеся ему денежные средства от других организаций и предприятий на основе товарных, расчетных и денежных документов. При инкассовой услуге банк поставщика сам пересылает платежные требования-поручения в банк плательщика через органы связи спецпочтой. При взаимной договоренности между поставщиком и покупателем и их банками в целях ускорения расчетов почтовая пересылка документов из банка поставщика в банк плательщика заменяется передачей их содержания по телетайпу или телефаксу. Инкассовые услуги поставщика предоставляются клиенту за комиссионное вознаграждение.

Поскольку инициатива в расчетах платежными требованиями-поручениями исходит от поставщика, то оплата этих документов может быть произведена только с согласия (акцепта) покупателя. С этой целью поступившие в банк покупателя платежные требования-поручения регистрируются в специальном журнале и передаются банком непосредственно плательщику под расписку для акцепта.

Отечественная банковская практика знает разные формы акцепта: положительный и отрицательный, предварительный и последующий, полный и частичный.

Положительный акцепт - форма акцепта, при которой плательщик обязан по каждому расчетному документу, содержащему требование поставщика на оплату, заявить в письменной форме либо свое согласие на оплату, либо отказ от акцепта.

Отрицательный акцепт - форма акцепта, при которой плательщик письменно уведомляет банк только об отказе акцепта. Не заявленные в условленный срок отказы расцениваются банком как согласие плательщика на оплату (молчаливый акцепт).

Предварительный акцепт означает, что плательщик свое согласие на оплату требования поставщика дает до списания денег с его счета. При этом расчетный документ считается акцептованным, если плательщик не заявил банку об отказе в течение трех рабочих дней. При этом день поступления расчетного документа в банк во внимание не принимается. Оплата производится на следующий день по истечении срока акцепта.

Последующий акцепт предусматривает немедленную оплату расчетных документов по мере их поступления в банк в течение операционного дня банка.

При согласии оплатить полностью или частично платежное требование-поручение плательщик заверяет его подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом в банке, и оттиском печати на всех экземплярах и сдает их в обслуживающий банк. При этом:

– 1-й экземпляр служит основанием для списания средств со счета плательщика и остается в документах для банка;

– 2-й экземпляр высылается в банк поставщика, где служит основанием для зачисления средств на счет поставщика;

– 3-й экземпляр возвращается плательщику как расписка в совершении банковской операции по его счету.

При частичном отказе от оплаты в платежном требовании-поручении в графе «Сумма к платежу» плательщик проставляет ту сумму, которую согласен оплатить.

В случае отказа полностью или частично оплатить платежное требование-поручение плательщик оформляет сопроводительное письмо (извещение) с мотивировкой отказа от акцепта. Если отказ частичный, то сопроводительное письмо передается плательщиком в обслуживающий его банк вместе с оформленным платежным требованием-поручением для пересылки его вместе с последним в банк поставщика. В случае полного отказа от акцепта платежное требование-поручение вместе с сопроводительным письмом возвращается к поставщику, минуя банк.

Схема расчета в данном случае следующая (см. рис. 2):

Рис 2 Схема расчетов по инкассо

Аккредитивная форма расчетов удобна для предприятия в тех случаях, когда предприятие сомневается в платежеспособности покупателей.

Аккредитив - это поручение банка покупателя банку поставщика об оплате поставщику товаров и услуг на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя против представленных поставщиком соответствующих документов.

Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия аккредитива банковскими правилами не регламентируется, а устанавливается в договоре между поставщиком и покупателем. При данной форме расчетов платеж совершается по месту нахождения поставщика. В отличие от других форм безналичных расчетов аккредитивная форма гарантирует платеж поставщику либо за счет собственных средств покупателя, либо за счет средств его банка.

Аккредитивы могут быть двух видов: покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные).

Покрытым считается аккредитив, при котором плательщик предварительно депонирует средства для расчетов с поставщиком. В этом случае банк плательщика (банк-эмитент) списывает средства с расчетного счета плательщика и переводит их в банк поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет «Аккредитивы», что находит отражение в следующих банковских проводках:

Приход внебалансового счета «Аккредитивы к оплате».

В банке плательщика:

Д-т - расчетный счет плательщика;

К-т - счет (корреспондентский счет банка-эмитента в рассчетно-кассовом центре).

В банке поставщика:

Д-т - счет (корреспондентский счет банка поставщика в рассчетно-кассовом центре);

К-т - счет «Аккредитив».

Депонирование средств в банке поставщика может быть произведено и за счет ссуды, полученной плательщиком в банке-эмитенте. В этом случае в банке плательщика проводка по счетам изменится и будет выглядеть следующим образом:

Д-т - ссудный счет плательщика,

К-т - корреспондентский счет банка-эмитента в рассчетно-кассовом центре.

В банке поставщика проводка по счетам не изменится. В банковской практике не предусмотрено выставление аккредитива частично за счет средств покупателя и частично за счет ссуды банка, т. е. по конкретному аккредитиву может быть использован только один источник платежа.

Непокрытый аккредитив - это аккредитив, по которому платежи поставщику гарантирует банк. В этом случае плательщик обращается в свой банк с ходатайством выставить для него гарантированный аккредитив. Указанное ходатайство банк-эмитент удовлетворяет, как правило, в отношении платежеспособных, первоклассных клиентов и при условии установления между ним и банком, исполняющим аккредитив, корреспондентских отношений. При открытии гарантированного аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать платежи по аккредитиву в пользу поставщика-получателя средств со своего корреспондентского счета.

Предприятие использует как покрытые, так и непокрытые аккредитивы.

В каждом аккредитиве нужно указать, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания считается, что аккредитив отзывной. Особенность отзывного аккредитива в том, что он может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом (по указанию покупателя) без предварительного согласования с поставщиком. Однако исполняющий банк обязан оплатить документы, выставленные поставщиком и принятые его банком, до получения последним уведомления об изменении или аннулировании аккредитива.

Безотзывной аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

Основанием для открытия аккредитива плательщиком является телеграмма поставщика, что товар готов к отгрузке. Для открытия аккредитива плательщик представляет в свой банк заявление на стандартизированном бланке, где обязан указать:

– номер договора, в соответствии с которым открывается аккредитив;

– срок действия аккредитива (число и месяц закрытия аккредитива);

– наименование плательщика и номер его счета;

– наименование и номер банка плательщика;

– наименование поставщика и номер его счета;

– наименование и номер банка поставщика;

– полное наименование документов, против которых производятся выплаты по аккредитиву, срок их представления и порядок оформления;

– порядок оплаты товарно-транспортных документов поставщика (с акцептом уполномоченного покупателя или без акцепта);

– вид аккредитива;

– сумма аккредитива и другие необходимые данные.

Представленное заявление регистрируется банком плательщика в специальном журнале и приходуется по внебалансовому счету «Аккредитивы к оплате». Заявление на открытие аккредитива предоставляется в количестве экземпляров, которое необходимо банку плательщика для выполнения условий аккредитива (обычно в пяти экземплярах).

Первый экземпляр с подписями и оттиском печати покупателя является основанием для списания средств с его расчетного счета и остается в документах для банка плательщика.

Пятый экземпляр возвращается плательщику в качестве расписки банка в совершении операции по его счету.

Страницы: 1, 2