Специфика бухгалтерского учета и внутреннего аудита в компьютерной среде

Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих за-дач:

- правильно выбрать необходимые программные средства, что весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточ-ной информации об их возможностях и достоинствах;

- формирование комплекса необходимых технических средств; опреде-ление их количества, учета технических и эксплуатационных характе-ристик, способа размещения, объема обрабатываемых данных, техно-логии автоматизированной обработки.

Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые предъявляют свои, специфические требования как к используемым про-граммным средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К та-ким особенностям относятся следующие:

- система бухгалтерского учета охватывает весь воспроизводственный про-цесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это предпо-лагает значительный объем постоянной и переменной информации, сле-довательно, используемые ЭВМ должны обладать большой памятью;

- алгоритмы обработки информации включают как несложные арифмети-ческие действия, так и сложные логические операции;

- между различными учетными объектами существуют сложные связи. Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много измерений, каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным одновременно для различных структур-ных подразделений предприятия. Следовательно, ЭВМ должны обла-дать системой поддержки и возможностью управления большими ди-намическими массивами;

- система бухгалтерского умета призвана регистрировать все явления и фак-торы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источ-ников при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для этого технические средства должны обладать кон-кретными, а не универсальными возможностями; их следует разме-щать в местах возникновения и регистрации информации.

Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета.

В частности, это проявляется в следующем:

- при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости -- его копия создается на бумажном носителе), появ-ляется возможность одновременно с разработкой документа формиро-вать типовые бухгалтерские проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;

- повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков анали-тики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;

- ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости вы-полнения арифметических расчетов, повышается аналитичность ин-формации калькуляционных листов благодаря одновременному привле-чению большого круга статей;

- быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае не-обходимости, можно по запросу формировать ежедневно, еженедель-но. Повышается достоверность и аналитичность отчетности.

Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одно-временно с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением про-стоты и доступности при работе с документами становится важным эле-ментом учетной политики любого предприятия (табл. 1).

Таблица 1

Примеры организационных изменений в учете и аудите при переходе к компьютеризированной обработке данных

Процесс создания программного продукта, период обладания правами на него и его модификации, защита от "пиратского" использования в совокуп-ности составляют понятие "жизненный цикл программного продукта", кото-рый вовлекает в себя определенный круг участников. В частности, к ним относятся:

- авторы -- постановщики задания;

- непосредственные исполнители задания;

- инвестор, на чьи средства создается продукт;

- фирма-правообладатель;

- дилеры, копирующие и распространяющие программу;

- конечные пользователи и иные участники;

- налоговые инспекторы;

- таможенники;

- бухгалтеры-пользователи.

Каждый из указанных участников обладает или хочет обладать опре-деленными правами на создаваемый программный продукт, в силу чего между ними возникает целая система взаимоотношений, интересов, по-желаний и претензий. В настоящее время в России только начала созда-ваться нормативно-правовая база отношений в сфере интеллектуальной собственности и появился ряд организаций, профессионально занимаю-щихся авторскими правами на программные продукты. Право на резуль-таты интеллектуальной деятельности - это исключительное право. Чтобы некий объект по закону считался объектом творческой деятельности и подпадал под защиту исключительного права, ему должна быть свойст-венна или новизна решения, или оригинальность формы.

Специально для компьютерных программ и баз данных разработана процедура их регистрации. Согласно Закону Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.93 № 5351-1 (с измен, от 19.07.95) к авторскому праву относятся отношения, возникающие в связи с правами на программные продукты и базы данных, а За-кон Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных" от 23.09.92 № 3523-1 (с измен, от 24.12.2002) регулирует воз-никающие в этой сфере гражданско-правовые отношения.

Однако существует большой класс объектов интеллектуальной собственно-сти (ОИС), которые оказались "не охваченными" вышеназванными законами. К таким объектам относятся: идеи, принципы, методики обучения, алго-ритмы, принципы организации интерфейса, выбор программного инстру-ментария и др. Законодательством не предусмотрена регистрация этих ОИС, они не охраняются патентами, на них не выдаются свидетельства. Не возбраняются их свободные заимствования и использование.

Тем не менее, в ряде случаев методики, алгоритмы и другие подобные достижения человеческой мысли все-таки можно защитить от незаконно-го использования, создав для них режим "коммерческой тайны". Понятие коммерческой тайны ("ноу-хау", "производственный секрет") присутству-ет с недавнего времени и в российском законодательстве. Оно позволяет авторам не только сохранять свои секреты, но и преследовать по закону тех, кто на них посягает. Одновременное применение норм авторского права и положений о коммерческой тайне помогает защитить программ-ный продукт не только как текст, но и более глубоко - как комплексное интеллектуальное достижение.

Окупаемость и целесообразность приобретения конкретного про-граммного продукта можно оценить, если известны стоимость самого программного средства и затраты на его освоение и эксплуатацию (амор-тизационные отчисления по техническим средствам, амортизация самого программного продукта, затраты на оплату труда операторов и персона-ла, обеспечивающих функционирование программного средства и др.).

Например, если система документооборота на предприятии автоматизи-рована (полностью или частично), необходимо оценить экономический эф-фект от этого мероприятия, проанализировав надежность хранения докумен-тов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осущест-вление документооборота, степень освобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и обработке документов.

В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекоменду-ется использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-боты по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных ор-ганизациях, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.09.95 № 56. Отдельные нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную, приведены в табл. 2.

Таблица 2

Задачи бухгалтерских информационных систем: обеспечение автоматизированного решения всего комп-лекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутрен-него аудита; получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений; интеграция оперативного, бухгалтерского, статистичес-кого учета на основе единой первичной информации; получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений; автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Бухгалтерский учет имеет сложную информационную сис-тему, состоящую из комплексов учетных задач, имеющих внут-ренние и внешние связи. Изучение этих связей необходимо при разработке комплексных систем компьютерной обработки учет-ных задач, основанных на организации вычислительных сетей.

Разработка информационного обеспечения бухгалтерского учета включает определение состава учетных показателей, вне-дрение унифицированной системы документации, использова-ние общегосударственных, отраслевых и локальных классифи-каторов.

Основой типовых проектов компьютеризации бухгалтер-ского учета является создание базы данных в ПЭВМ, файлов справочной, условно-постоянной и переменной информации.

Технология децентрализованной обработки учетных дан-ных включает этапы: подготовительный, начальный и основной, каждые выполняются последовательно, в соответствии с меню программы.

Функциональные пакеты бухгалтерского учета можно клас-сифицировать по ряду признаков. В основе классификации раз-деление пакетов, ориентированных на малые, средние и круп-ные предприятия. Особое место занимают сетевые верс

ии про-грамм.

Технология обработки учетных задач имеет свои особенно-сти на малых, средних и крупных предприятиях.

Страницы: 1, 2