|
|
|
Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской областиp align="left">Дела правоустанавливающих документов проходят следующие стадии:1. Стадия приема. На этой стадии сотрудник-исполнитель производит прием документов от физических и юридических лиц, а также проводит правовую экспертизу принятых документов. После выполнения своей работы сотрудник, принимавший документы закрывает выполненную им стадию приема документов. Затем добавляет стадию регистрации правообладания с назначением ответственного исполнителя. После того как введена стадия регистрации, данная папка попадет в список необработанных папок назначенного ответственного регистратора. 2. Стадия регистрации. Ответственный регистратор распределяет полученные со стадии приема дела между регистраторами. При распределении дел в стадии регистрации данной папки назначается новый исполнитель. После того как стадия регистрации завершена, сотрудник-исполнитель закрывает соответствующую стадию регистрации. И назначает стадию выдачи документов, с указанием исполнителя данной стадии. 3. Стадия возврата. Если в процессе регистрации обнаружены какие-либо ошибки, требующие возврат дела на юридическую доработку, то, в этом случае, необходимо добавить дополнительную стадию прохождения дела - возврат дела на доработку. Исполнителем этой стадии назначить сотрудника, принимавшего документы по данной папке. После завершения повторного правового анализа документов сотрудник, выполнявший стадию приема документов должен закрыть стадию возврата. 4. Ведение архива. По завершении стадии регистрации папки передаются на выдачу. После того как документы по конкретной папке выданы, дело сдается в архив. Для отображения этого этапа на компьютере, следует добавить новую стадию ведения архива и назначить ответственного исполнителя Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 11.. В УФРС по Белгородской области применяется Автоматизированная информационная система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Регистрация в АИС «Юстиция» при преобразовании объектов происходит в случае слияния, разделения или выделения объектов недвижимого имущества (ОНИ). При этом о вновь образованных объектах записи вносятся в новые разделы ЕГРП и открываются новые дела правоустанавливающих документов с новыми кадастровыми номерами. Если объект недвижимости, для которого сформирован раздел ЕГРП, образован в результате деления, слияния ранее существовавших объектов или выделения из таких объектов, либо возникли иные причины, приведшие к изменению кадастрового номера, в графе «Предыдущий кадастровый номер» указываются кадастровые номера предшествовавших объектов Инструкция пользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». -- СПб, 2002.. Если ОНИ, для которого сформирован раздел ЕГРП, прекращает свое существование, являясь источником для нового объекта (объектов), кадастровый номер нового объекта (объектов) отражается в графе «Последующий кадастровый номер». При преобразовании ОНИ преобразованный объект(ы) прекращает свое существование. С прекращением существования объекта недвижимого имущества связанный с ним раздел ЕГРП закрывается. В графу «Запись о ликвидации (преобразовании) объекта» заносятся реквизиты документов, на основании которых происходит закрытие раздела. Записи подраздела II погашаются и распечатывается лист записи о прекращении права Там же.. В графу «Документы-основания» вносятся документы, на основании которых происходит преобразование ОНИ. Например, заявление о преобразовании - при слиянии объектов, решение суда - при разделении объектов и т.п. Во вкладку ОНИ вносится в случае разделения - разделяемый объект, в случае слияния - объект, образующийся после объединения. Правовой эксперт осуществляет проверку правильности формирования записи о преобразовании в КУВД. В случае слияния объектов используется «Мастер преобразования объектов» в режиме « Слияние». В случае разделения объектов используется «Мастер преобразования объектов» в режиме «Разделение». Если необходимо присвоить разделам предыдущие или последующие кадастровые (условные номера) не производя при этом преобразование необходимо использовать мастер преобразования в режиме «Установление исторической связи (слияние)» или «Установление исторической связи (разделение)». Преобразование объектов может происходит в результате совершения сделки Инструкция пользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». -- СПб, 2002.. Возможны два варианта: а)Договор, выражающий содержание сделки, подлежит государственной регистрации. Если договор один (следовательно и сделка одна), то на этапе ввода задание о регистрации сделки создается на каждый из объектов, но с указанием одного номера регистрации сделки (т.е. в одном из заданий делается привязка номера регистрации). На этапе правовой экспертизы в другом объекте также указывается запись о сделке с тем же номером и датой регистрации. Если договоров несколько, регистрируется столько сделок, сколько договоров. Соответственно, на этапе ввода, задания о регистрации сделок создаются на каждый из объектов, с которым совершается сделка. На этапе правовой экспертизы сделка также регистрируется пообъектно Там же.. б) Договор, выражающий содержание сделки, не подлежит государственной регистрации. На этапе ввода выбираются задания о регистрации права. На этапе правовой экспертизы регистрируется право и переход права Там же.. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении ФРС по Белгородской области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии Управления, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается приказом Управления Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 12.. Экспертиза ценности документов в Управлении проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению и т.д. При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих уничтожению, сроки которых истекли Там же.. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения Там же. -- С. 13.. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководством Управления только после согласования в установленном порядке описей дел постоянного хранения. После этого Управление имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 13.. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2011 года. В архив Управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке Там же.. При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Управления работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Управления. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области Там же.. Прием каждого дела производится работником архива Управления в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи начальника организационно-контрольного отдела и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 14.. В случае исключения из структуры Управления структурного подразделения либо изменения его структуры, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному организационно-контрольным отделом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному распоряжением Управления. Таким образом, УФРС по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований в определенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектр осуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствует существующим нормативно-правовым актам. §2. Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской областиСлужебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области является нормативным актом Управления, регламентирующим в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации режим службы (работы) и время отдыха федеральных государственных гражданских служащих и работников Управления (далее - государственные служащие и работники) Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 1..2. Нормальная продолжительность служебного (рабочего) времени для государственных служащих и работников составляет 40 часов в неделю.Для государственных служащих и работников устанавливается пятидневная служебная (рабочая) неделя с двумя выходными днями - субботой и воскресеньем.Для гражданских служащих (работников) Управления обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП устанавливается пятидневная служебная (рабочая) неделя с двумя выходными днями - понедельником и воскресеньем.3. Для государственных служащих и работников Управления устанавливается следующее время службы (работы):- время начала службы (работы) - 9 часов 00 минут;- время окончания службы (работы) - 18 часов 00 минут;- время окончания службы (работы) по пятницам - 16 часов 45 минут Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 2..Продолжительность служебного (рабочего) дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню уменьшается на один час.Для гражданских служащих (работников) обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП, осуществляющих прием граждан в соответствии с требованиями административных регламентов исполнения государственных функций в определенной сфере деятельности приказом руководителя Управления может быть установлено иное время начала и окончания службы (работы).Привлечение государственных служащих и работников к службе (работе) в выходные и нерабочие праздничные дни производится по распоряжению руководителя Управления с их письменного согласия в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.4. Продолжительность перерыва для отдыха и питания составляет 45 минут, и устанавливается, как правило, с 13 часов 00 минут до 13 часов 45 минут Там же..Время перерыва для отдыха и питания специалистов, обеспечивающих прием, выдачу документов и информации из ЕГРП, а так же прием граждан в соответствии с требованиями административных регламентов исполнения государственных функций в определенной сфере деятельности, определяется в промежутке времени с 12 часов 00 минут до 15 часов 00 минут. Конкретное время для отдыха и питания устанавливается начальником отдела.5. Ненормированный служебный день устанавливается для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы, отнесенные к главной и ведущей группе.Ненормированный рабочий день устанавливается для водителей Управления.Для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы иных групп и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы, ненормированный служебный (рабочий) день может устанавливаться в соответствии со служебным контрактом (трудовым договором).6. Государственным служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, который состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков (ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный день) Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 2--3..Государственным служащим, замещающим главные должности гражданской службы, предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней, иных групп - 30 календарных дней, работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы, - 28 календарных дней.Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет исчисляется из расчета один календарный день за каждый год гражданской службы.Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный служебный (рабочий) день составляет:-- для государственных служащих, замещающих главные должности федеральной государственной гражданской службы - 10 календарных дней;-- для государственных служащих, замещающих ведущие должности федеральной государственной гражданской службы - 8 календарных дней;-- для государственных служащих, замещающих старшие должности федеральной государственной гражданской службы - 6 календарных дней;-- для государственных служащих, замещающих младшие должности федеральной государственной гражданской службы - 4 календарных дня;работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы - 3 календарных дня Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 3..При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска ежегодный основной оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным дополнительным оплачиваемым отпуском за выслугу лет. Общая продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет для государственных служащих, замещающих главные должности гражданской службы, не может превышать 45 календарных дней, для государственных служащих, замещающих должности гражданской службы иных групп - 40 календарных дней.Дополнительный отпуск за ненормированный служебный (рабочий) день предоставляется сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренного настоящим пунктом.7. По заявлению государственного служащего и работника ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться по частям, при этом продолжительность одной части отпуска не должна быть менее 14 календарных дней. По согласованию с руководителем Управления государственному служащему и работнику может предоставляться часть отпуска иной продолжительности.8. По семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам государственному служащему и работнику по его письменному заявлению решением руководителя Управления может предоставляться отпуск без сохранения денежного содержания продолжительностью не более одного года. Государственному служащему и работнику также предоставляется отпуск без сохранения денежного содержания в иных случаях, предусмотренных федеральными законами.9. Ежегодные оплачиваемые отпуска государственным служащим и работникам предоставляются ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым руководителем Управления.График отпусков составляется на каждый календарный год на основании предложений структурных и обособленных подразделений Управления и доводится до сведения всех государственных служащих и работников Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 5..Таким образом, служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целом данный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.§3. Существующие проблемы документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области и пути их решения На основании проведенного анкетирования от 19.03.2009.В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области 19 марта 2009 года было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. Сотрудникам были розданы анкеты, содержащие в себе следующие вопросы:1. Занимаемая Вами должность;2. С какими документами Вы работаете? (приказ-распоряжение, договор, служебная-докладная записка, входящее письмо, исходящее письмо нужное подчеркнуть), другое;3. Принимаете ли Вы участие в согласовании документов?4. Какие компьютерные программы Вы используете при работе с документами?5. Что, на Ваш взгляд, необходимо сделать для более оперативной и качественной работы Вашего подразделения и учреждения в целом:а) улучшить нормативно-правовую базу работы с документами;б) скорректировать должностные обязанности сотрудников;в) повысить степень владения компьютером сотрудниками;г) установить систему электронной регистрации документов;д) установить систему электронного документооборота;е) назначить лицо по контролю за исполнением поручений;ж) организовать курсы повышения квалификации сотрудников;з) ввести новую штатную единицу для работы с документами.По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения в организации, выявить проблемы с которыми чаще всего сталкиваются сотрудники разных отделов при работе с документацией.Практически все сотрудники в своей работе используют программу «Юстиция» и некоторые пользуется дополнительно «Регистратором». Упоминаний о каких-либо системах электронного документооборота или их подобия в анкетах не встречается. Тем ни менее, больше половины сотрудников указывают на необходимость внедрить в УФРС по Белгородской области систему электронного документооборота, что тем самым облегчило бы работу с различного рода документацией, а так же при регистрации документов по регистрации документов..Половина сотрудников неудовлетворенна уровнем нормативно-правового обеспечения своей работы, недостаточной степенью ее регламентации и определением точных границ своих должностных обязанностей. Такими сотрудниками указывается необходимость изменить данное положение вещей путем уточнения должностных обязанностей персонала учреждения и разработки подробных инструкций на этот счет.При анкетировании те сотрудники УФРС по Белгородской области, которые были неудовлетворены нормативно-правовым обеспечением своей деятельности, а так же уровнем ее регламентации, указывали на необходимость организации повышения квалификации персонала учреждения путем проведения соответствующих мероприятий, в том числе - организация семинаров, курсов повышения квалификации и т.п.Максимальное количество голосов при анкетировании сотрудников УФРС по Белгородской области было отдано за назначение лица по контролю за исполнением поручений, а так же за назначение новой штатной единицы курьера, для доставки документации в соответствующие органы. Но хотя некоторое число сотрудников УФРС считают нецелесообразным вводить новую штатную единицу работы с документами. Соответственно, специалист, ответственный за контроль исполнения поручений, должен работать как совместитель и наниматься из числа уже работающих сотрудников УФРС по Белгородской области.Наименьшую заинтересованность анкетируемые проявили в повышении уровня владения компьютером, и прочей оргтехникой, а так же в рассмотрении вероятности ввода новой штатной единицы для работы с документами. Это позволяет сделать вывод, что, на взгляд персонала УФРС по Белгородской области, штат сотрудников организации укомплектован достаточно плотно и в дополнительных кадрах не нуждается. Уровень же его технических навыков вполне соответствует выполняемым обязанностям, а повышение квалификации сотрудников должно быть связано не с их компьютерной грамотностью, а с владением основных профессиональных знаний, умений и навыков согласно занимаемой должности.Анализ результатов анкетирования позволяет выявить основные проблемы в документационном обеспечении управления, ДОУ в УФРС по Белгородской области и главными тут можно выделить следующие проблемы:- недостаточно точная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;- низкий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;- отсутствие программ по автоматизации делопроизводства учреждения.Таким образом, на основании проделанного обследования с целью выявления проблем, с которыми сталкиваются сотрудники УФРС по Белгородской области в ходе выполнения своей работы, можно сделать вывод о недостаточно эффективной работе подразделений с точки зрения их персонала и предложить сотрудникам УФРС по Белгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменению сложившейся ситуации, а именно:- предложить начальникам отделов учреждения усовершенствовать положения об отделах и должностные инструкции их сотрудников;- обеспечить каждый отдел нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельности данного подразделения и всех сотрудников в целом;- поднять вопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетом отраслевой специфики учреждения;- назначить инспектора по контролю за исполнением поручений;- предложить ввести новую штатную единицу курьера.Реализация данных рекомендаций может повысить эффективность работы сотрудников Управления федеральной службы по Белгородской области и всей организации в целом. ЗАКЛЮЧЕНИЕВ настоящее время под документационным обеспечением управления понимается деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными.Развитие современных служб документационного обеспечения управления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.Существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблема информированности, организационные проблемы, психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем.Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала учреждения с целью выявления имеющихся недостатков в работе.Управление федеральной регистрационной службы по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований в определенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектр осуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствует существующим нормативно-правовым актам.Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целом данный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения управления в организации, выявить существующие проблемы и рассмотреть варианты решения этих проблем на текущий момент.Можно выделить следующие проблемы в документационном обеспечении УФРС по Белгородской области:- недостаточно точная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;- не высокий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;- отсутствие программ по автоматизации делопроизводства учреждения;- слабый уровень владения компьютерными программами.На основании сделанных выводов можно предложить сотрудникам УФРС по Белгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменению сложившейся ситуации, а именно:- предложить начальникам соответствующих отделов учреждения разработать и усовершенствовать положения об отделах и должностные инструкции их сотрудников;- каждый отдел обеспечить нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельности данного подразделения;- поднять вопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетом отраслевой специфики учреждения и попытаться усовершенствовать те системы электронного документооборота, которыми уже пользуются сотрудники УФРС по Белгородской области;- назначить инспектора по контролю за исполнением поручений;- предложить ввести новую штатную единицу курьера для более надежной и упрощенной доставки различного рода документации в соответствующие органы с которыми сотрудничает УФРС по Белгородской области.Реализация данных рекомендаций может повысить эффективность работы сотрудников Управления федеральной службы по Белгородской области и всей организации в целом.БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОКИсточники1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информациионных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.2. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1--ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. -- 2002. -- 14 января.3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. -- 89 с.4. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -- М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. -- 20 с.5. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.directum.ru/gsdou.htm.6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.directum.ru/348539.aspx.7. Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- 22 с.8. Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- 27 с.9. Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- 14 с.Литература1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева. -- М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. -- 191 с.2. Астахова, Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. -- 2005. -- № 2. -- С. 3--9.3. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2002.- №2. - С. 46-48.4. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». -- М., 2003. -- С. 22-25.5. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина. -- Волгоград, 2002. -- 178 с.6. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. -- 2001. -- №2. -- С. 41--43.7. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004. -- 149 с.8. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 15-17.9. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2002. - №2. - С. 27-33.10. Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.11. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, 2000. - С. 3-10.12. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // Секретарское дело. - 2006. - №10 - С. 17-22.13. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» - М., 2005. - С. 84-87.14. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 16-24.15. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик // Секретарское дело. - 2006. - № 9 - С. 45-75.16. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. - К.: «Диа-Софт», 1999. - 38 с.17. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2002. - №2. - С. 39-43.18. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. - Воронеж, 2002. - 148 с.19. Инструкция пользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». -- СПб, 2002. -- 220 с.20. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia--Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2006. - №8. - С. 20-24.21. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: Инфа-М, 2001. - 356 с.22. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2005. - №10. - С. 32-35.23. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. -- М.: «Управление персоналом», 2007. -- 520 с.24. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М., 2003. - С. 18- 23.25. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин. -- М.: «Научная книга», 2002. - 110 с.26. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 5-9.27. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №12. - С. 30-38.28. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. Пособие/ -- Р-на-Д: МарТ, 2002. - 272 с.29. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 51-56.30. Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии -- основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 2. - С. 23-27.31. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - №1 (53) - С. 34.32. Митяев, К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // Вопросы архивоведения. - 1990. - № 5. - С. 88-102.33. Митяев, К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г. Митяев // Вестник архивиста. - 1991. - № 1. - С. 59-61.34. Митяев, К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. - 1993. - № 4. - С. 81-83.35. Михайлов Ю.М. Делопроизводство для негосударственных организаций. - М.: «Альфа--Пресс», 2008. -- 288 с.36. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С. 36-41.37. Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос», 1998. - 208 с.38. Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов// Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов // Доклады и сообщения на шестой Международной научно-практической конференции 24-25 ноября 1999г. - М., 2000. - С. 120-124.39. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина. - М.: «Издательство Мастерство», 2002. - 220 с.40. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. - 2004. - №5. - С.6.41. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - №9. - С. 48-56.42. Стенюков, М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.-метод. Пособие. - М.: «Экмос», 1998. - 238 с.43. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева // Секретарское дело. - 2006. - № 7 - С. 30-35.44. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. - 2003. - №3. - С.29-33.45. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин // Отеч. Архивы. - 1999. - №2. - С.17-26.46. Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев. - М.: ООО «Городец-издат», 2000. - С.62.47. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. - 2006. - № 3 - С. 64-65.48. Храмцовская, Н. Нормативные документы электронного документооборота / Н. Храмцовская // Экономика и жизнь. - 2006. - № 14. - С. 33.49. Хургин, В.М. Еще раз об электронном документе / В.М. Хургин // Информационные ресурсы России. - 2008. - № 3. - С.13-21.50. Чуковенков, А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. - 2003. - №1. - С. 47-51.Интернет-ресурсы1. Консалтинговая группа «ТЕРМИКА» [Электронный ресурс]. -- Электрон. Дан. -- Режим доступа: http://www.termika.ru/2. Федеральная служба по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия [Электронный ресурс]. -- Электрон. Дан. -- Режим доступа: http://62.rsoc.ru/3. DIRECTUM [Электронный ресурс]. -- Электрон. Дан. -- Режим доступа: http://www.directum.ru/348539.aspx/4. DOConline: независимый портал о системах электронного документооборота [Электронный ресурс]. -- Электрон. Дан. -- Режим доступа: http://www.doc-online.ru/analytics/5. ЭОС: электронные офисные системы [Электронный ресурс]. -- Электрон. Дан. -- Режим доступа: http://www.eos.ru/ ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1Схема организационной структуры УФРС по Белгородской области Приложение 2Блок-схема общей структуры последовательности действий при государственной регистрации прав Приложение 3Блок-схема последовательности действий при выдаче документов Приложение 4В Управление Федеральной регистрационной службыпо Белгородской областиЗаявлениеЯ,________________________________________________________________________________(полностью фамилия, имя, отчество заявителя)«___»________________ __________ года рождения, паспорт серии_______________________№_________ выдан «____»___________ _______ года____________________________________(наименование органа выдавшего документ)_____________________________________________________________проживающий (ая) по адресу:___________________________________(адрес фактического проживания)контактный телефон___________________________________________________________действующий на основании доверенности от «_____» _______________ ______________г.как законный представитель несовершеннолетнего (нужное подчеркнуть) от имени(полностью фамилия, имя и отчество заявителя)«____» ________________________ года _______________________________________________________________(наименование органа выдавшего документ)___________________________________________________________________________________________________сообщаю, что в результате замены паспорта:серии _____________ № ____________ выданного «___» ___________________________________________________________________________________________________________________(наименование выдавшего документ органа)__________________________________________________________________________________«____» ___________ ________________ г. ______________________________________________гражданином_______________________________________________ (полностью фамилия, имя, отчество доверителя)получен новый паспорт со следующими данными:паспорт серии _______________ №_________ выданный «____»____________года _____________________________________________________________________________(наименование органа выдавшего документ)«___» __________________200___г.(дата подачи заявления)Написано в присутствии специалиста приема______________________________________«___» __________ 200_____г. Приложение 5В Управление Федеральной регистрационной службыпо Белгородской областиЗаявлениеЯ,___________________________________________________________«___»________________ __________ года рождения, паспорт серии_______________№______________ выдан «____»___________ _________ года______________________________________________________________________________________,проживающий (ая) по адресу:_______________________________________________________________________________________________действующий на основании доверенности от «_____» _______________г.сообщаю, что на момент приобретения ____________________________________________по адресу_______________________________________________________________________________________________________________гр.___________________________________________________________«____» __________ __________ года рождения, паспорт серии________________________№____________ выдан «____»_____________ _______________и года_____________________________________________________________проживающий (ая) по адресу: ______________________________________________________________________________________________в законном браке не состоял.«____» ___________ ________________ г. ______________________Написано в присутствии специалиста приема______________________________________«___» __________ 200_____г. |
|
|||||||||||||||||||||||||||||
 |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||
Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое. |
||
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна. |
||
