Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области
городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:организационно - правовые документы;документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,заполнение служебного контракта;ведение трудовых книжек;хранение и ведение личных дел государственных служащих.К организационно - правовым документам кадровой службы относится "Положение о кадровой службе".В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: "Общие положения", "Основные задачи", "Функции", "Права и обязанности", "Руководство", "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями (связи)". При изучении кадровой документации в городском суде г. Октябрьска, было выявлено, что нормативного документа "Положения о кадровой службе", в данном суде нет, что послужило стимулом для разработки данного положения.Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон.В служебный контракт включены права и обязанности сторон. В нем указано фамилия, имя гражданского служащего и наименование государственного органа (фамилия, имя, отчество представителя нанимателя).Анализ документа "Служебный контракт" показал, что в городском суде г. Октябрьска он оформлен в соответствии с требованиями ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации" и Трудовым Кодексом РФ.Служебный контракт является основанием для издания приказа председателя суда о приеме сотрудника на работу. В произвольной форме, от руки, работник пишет личное заявление. На заявлении оформляется виза главного специалиста, после чего оно передается председателю суда для оформления резолюции. Затем поступающий на работу, заполняет личный листок по учету кадров. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляя дату заполнения и сдает на проверку главному специалисту. После проверки, вклеивается фотография и подшивается в личное дело работника.Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. (Приложение 2.10) В приказе (распоряжении) о приеме работника (ов) на работу указано наименование учреждения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении со служащими служебного контракта на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа)"по" не заполняется.На основании приказа о приеме Т-1 т Т-1а заполняется учетная форма "Личная карточка работника" Т-2. Каждый раздел содержит описательную часть реквизита (пункта). При заполнении унифицированной формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 26, текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования, в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию.Приказы о приеме на работу визируется председателем суда. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в кадровой службе, а копия передается в бухгалтерию судебного департамента в г. Самары для оформления лицевого счета и начисления зарплаты.В трудовую книжку вносятся следующие сведения:о работнике;о выполняемой им работе;о переводах на другую постоянную работу;об увольнении работника;основания прекращения трудового договора;о награждениях за успехи в работе.Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся главным специалистом в трудовую книжку после издания соответствующего приказа.Анализ заполнения и оформления трудовых книжек и личных карточек в городском суде города Октябрьска, не был произведен, так как сведения занесенные в них являются конфиденциальной информацией (см. Приложение 3).Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. В данной кадровой службе разрабатывается для заявления о переводе трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре, визируется главным специалистом и передается председателю суда для получения его резолюции, разрешающей или запрещающей перевод.Заявление является основанием для издания приказа председателя. Приказ (распоряжение) о переводе осуществляется с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". (Приложение 2.11)В соответствии с ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации", гражданским служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.Основанием для предоставления служащему городского суда очередного отпуска служит его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.Оформление отпусков включает следующие операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течении года; оформление приказов об отпусках: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п. (заполнение унифицированной учетной формы № Т-6) (Приложение 2.12). Формы заполняются главным специалистом городского суда и оформляются следующим образом: в графе коды проставляется код по ОКУД, проставляется в следующей графе номер документа и дата составления.На основании приказа на обратной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).Заявление об увольнении пишется от руки, адресуется председателю суда, в тексте излагается просьба работника об увольнении и указывается причина, а также срок увольнения. В документе обязательно содержится и дата подачи заявления.Под заявлением проставляется должность (профессия) работника, структурное подразделение, личная подпись работника, инициалы и фамилия.Заявление визируется специалистом, после этого заявление передается председателю для составления резолюции. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.Увольнение служащих документируется с применением форм Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" и Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками". Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам приказа. В приказе об увольнении указываются причины увольнения, а также номер статьи Трудового кодекса РФ. (Приложение 2.13)По завершении второй главы хотелось бы отметить, что опыт внедрения стандартов на организационно-распорядительную документацию показал, что в учреждении их требования непосредственно использовались при составлении организационно-распорядительных документов.Анализируя приказы по личному составу, было отмечено, что в графе "№ документа" проставляется в одних документах номер с литером "Л", в других "К". Это объясняется тем, что все приказы в отделе кадров подразделяются на приказы по кадровому составу, срок хранения - 5 лет, и приказы по личному составу со сроками хранения - 75 лет. Соответственно регистрируются приказы в разных учетных книгах и подшиваются исполненные приказы в разные папки.При обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:исковое заявление;определение суда;статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;извещение или повестка о явке в судебное заседание;протокол судебного заседания;решение суда.В городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:организационно - правовые документы;документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,заполнение служебного контракта;трудовые книжки;личные дела государственных служащих.При приеме, переводе, увольнении в городском суде применяются унифицированные формы организационно-распорядительной документации. Глава 3. Анализ и совершенствование организации работы с документами3.1 Технология работы с документами в городском суде г. ОктябрьскаРаспорядительные документы, поступающие из Судебного Департамента Самарской обл., могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из вышестоящего суда.Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования.Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД, 1991. С 53.Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии73 Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска..Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер. Согласно инструкции по делопроизводству городского суда г. Октябрьска подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: "Приказы председателя городского суда" и "Распоряжения председателя городского суда". Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится там в деле по номенклатуре. В ходе исследования сводной номенклатуры было установлено, что второй экземпляр распорядительных документов хранится в деле "Приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности", что не допустимо.При подготовке исходящих документов суда специалист руководствуется требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Государственного стандарта Российской Федерации.Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело", ставит свою подпись и дату.Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, указываются двумя парами арабских цифр (день и месяц), год - четырьмя арабскими цифрами 04.03.2004Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000г №725 «Об утвреэдении Правил оказания услуг почтовой связи»// собрание законодательства РФ. 2000. №41. ст.4076При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.Технология работы с судебными документами в Октябрьском городском суде.Когда заявитель лично сдает документы, принимающий их специалист проставляет на втором экземпляре заявления штамп с полным наименованием суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается.В день поступления все заявления передаются в группу регистрации.Специалист группы регистрации, проверив, не поступало ли данное или аналогичное исковое заявление ранее, присваивает ему регистрационный номер, впоследствии являющийся и номером судебного дела, который включает в себя индекс суда, порядковый номер искового заявления в пределах текущего календарного года, через дробь - календарный год поступления документов в суд.Этот номер группой регистрации вносится в штамп суда на исковом заявлении, а специалистом судебного состава указывается на обложке судебного дела.Встречное исковое заявление регистрируется по номеру основного искового заявления и рассматривается одновременно с основным заявлением.После получения искового заявления специалисты группы регистрации заносят необходимые сведения в журналы и карточки учета.Ежедневно в конце рабочего дня канцелярия формирует реестры передачи исковых заявлений для каждого судебного состава.Затем исковое заявление передается в соответствующий судебный состав согласно специализации под расписку специалиста состава в реестре. Один экземпляр реестра остается в судебном составе, другой, с подписью лица, принявшего исковое заявление, хранится в делах группы регистрации.Специалист судебного состава незамедлительно по получении искового заявления регистрирует его в журнале учета движения исковых заявлений и дел судебного состава и передает в этот же день председателю судебного состава для назначения судьи для рассмотрения заявления.На основании его резолюции заявление передается под расписку назначенному судье.После вынесения судом определения о принятии искового заявления к производству секретарь судебного заседания в твердую обложку "Дело N ______" помещает исковое заявление, приложенные документы, указанное определение суда, проставляет номер дела, соответствующий регистрационному номеру искового заявления, заполняет необходимыми данными внешнюю и внутреннюю стороны обложки дела.Регистрация дополнительно поступающих документов по делу (отзывы на исковое заявление, дополнительные материалы, письменные ходатайства и т.п.) производится как дополнения к делу. Всем дополнительным материалам присваивается тот же регистрационный номер, что и исковому заявлению, т.е. делу.Дополнительные материалы после регистрации передаются под расписку в журнале специалисту судебного состава, который передает их судье, в производстве которого находится исковое заявление. По резолюции судьи "В дело" на первом листе поступивших документов они приобщаются к делу и вносятся секретарем судебного заседания в его опись с указанием исходящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30 другим лицам, вызываемым в суд по форме N 31.Секретарь судебного заседания составляет список дел, назначенных к разбирательству, в котором указываются номера судебных дел, номер зала заседания, время начала судебных заседаний, наименования лиц, участвующих в деле, фамилия судьи.Перед началом предварительного судебного заседания и судебного разбирательства дела секретарь судебного заседания проверяет, все ли вызванные в судебное заседание лица явились и их полномочия для участия в деле, причину неявки вызванных лиц, докладывает об этом судье и по его указанию принимает меры для обеспечения явки. Инструкция по ведению судебной статистики. Утв. Генеральным прокурором от 17 апреля 2005г//собрание законодательства РФ. 2005. №78Вызванные и явившиеся в судебное заседание лица извещаются об этом под расписку в протоколе судебного заседания. Лицам, не явившимся в судебное заседание, но явку которых суд признал необходимой, высылаются копии определения об отложении судебного разбирательства заказным почтовым отправлением с уведомлением.После рассмотрения дела секретарь судебного заседания:подшивает материалы судебного дела;нумерует листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования;делает отметку о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма N 2);прилагает к уголовному делу заполненные статистические карточки на подсудимого в отношении осужденных, оправданных лиц, дела в отношении которых прекращены, и лиц, признанных невменяемыми, к которым применены меры медицинского характера;по уголовному делу, по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением причинен ущерб имуществу, прилагает к делу заполненные карточки по учету сумм ущерба в соответствии с действующей Инструкцией по ведению судебной статистики;выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению.После совершения всех действий по оформлению дела секретарь судебного заседания суда передает дело в отдел делопроизводства. До вступления судебного постановления в силу, а также до направления дела в кассационную инстанцию в связи с поступлением кассационных, частных жалоб и представлений дело хранится в отделе делопроизводства.При исследовании нескольких уголовных и гражданских дел, было выявлено несколько ошибок при формировании дела, а именно: документы в деле расположены не в хронологическом порядке, несвоевременное занесение сведений о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании.В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения - раз в пять лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.Таким образом, припроверке документов в архиве, итого проверок оформляются актами, утверждаемыми секретарем судьи. При проверке контролируется не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяется полистно. По результатом проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки. 3.2 Особенности ведения делопроизводства по обращению гражданЛичный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности городского суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.Первичный прием посетителей производится приемной городского суда, которой в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя председателя суда.Личный прием заявителей заместителями председателя суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным приемной суда.Секретарь извещает заявителей о времени и месте приема.Специалист отдела делопроизводства ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы.Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через отдел делопроизводства по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа в установленные законодательством сроки.Специалист отдела делопроизводства ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема, осуществляют контроль за их прохождением.К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения, а также не поддающиеся прочтению.Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в приемную председателя через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вносятся в карточки и журналы учета.Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение пяти лет. 3.3 Проектирование документации, регламентирующей деятельность городского судаВ соответствии с ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта, обязуется исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом.Должностной регламент - основной организационно - нормативный документ, регламентирующий содержание и результаты деятельности гражданского служащего при осуществлении им профессиональной служебной деятельности согласно занимаемой должности.Цели разработки должностного регламента на секретаря суда:создание организационно - правовой основы служебной деятельности секретаря суда;регламентация текущей служебной деятельности.Структура должностного регламента. В должностном регламенте указывается наименование органа, полное наименование должности федеральной государственной гражданской службы, реквизиты согласования и утверждения.Должностной регламент состоит из следующих разделов:Общие положения.Квалификационные требования.Должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.Перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения.Перечень вопросов, по которым секретарь суда принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений.Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.Основой для разработки должностного регламента послужили:Конституция РФ;Трудовой кодекс РФ, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001;Гражданский кодекс РФ;Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации";Федеральный закон "О системе государственной службе Российской Федерации".Методические рекомендации по разработке должностных регламентов федеральных гражданских служащих аппаратов суда общей юрисдикции и системы Судебного департамента при верховном суде РФ.В разделе "Общие положения" устанавливается наименование должности гражданского служащего, кем назначается и освобождается от нее, порядок замещения, нормативная база деятельности гражданского служащего.
Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое.
