Організація документаційного забезпечення установи

· відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв'язку; 

· збереження документів - завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати їх повторно у процесі управління.

1.2. Механізм здійснення документаційного забезпечення установи

Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», систему архівних установ України утворюють [1]:

· Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України;

· центральні державні архіви;

· галузеві державні архіви;

· державні архівні установи Автономної Республіки Крим;

· місцеві державні архівні установи; архівні підрозділи самостійних наукових установ, державних музеїв і бібліотек;

· архівні підрозділи державних органів, підприємств і організацій.

Національний архівний фонд України -- складова вітчизняної та світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства налічує понад 55 млн. одиниць зберігання на паперовій основі, кіно-, фотодокументів, науково-технічної документації. Обсяги фондів швидко зростають.

Інформатизація архівної справи та актуалізація документних ресурсів України дає змогу на якісно новому рівні вирішити питання науково-інформаційного забезпечення функціонування держави, привести його у відповідність до міжнародних норм і цим самим сприяти входженню України у світове товариство та міжнародний інформаційний простір. На сьогодні став реальністю перехід від автоматизованої інформаційно-пошукової системи до інформаційних систем з інтелектуалізованими можливостями завдяки насиченню ринку потужною комп'ютерною технікою та новітнім програмним забезпеченням [17, 54].

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп'ютерних систем і мереж.

За межами проблеми залишаються питання автоматизації архівних функцій, в тому числі питання формування масивів даних і доступу до інформації. Створення національної архівної інформаційної мережі із залученням сучасних комп'ютерних технологій уможливить забезпечення інформатизації архівної справи.

Під інформатизацією архівної справи розуміємо комплексну систему організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних і методичних основ функціонування архівної справи на базі взаємопов'язаних інформаційних технологій, формування національних архівних інформаційних ресурсів, створення мережі локальних і централізованих БД і національної інформаційної системи архівів, що дають змогу виконати поставлені перед ними завдання.

Загальною метою інформатизації в архівній справі є:

· актуалізація інформації, що міститься в документах, та вирішення проблеми оперативного і повноцінного доступу до інформації;

· оптимізація формування зберігання, захисту та використання документальних ресурсів суспільства;

· прискорення їх залучення до суспільного обігу;

· введення до міжнародного інформаційного простору.

Головні завдання інформатизації в архівній справі визначаються її функціями, які спрямовані на:

· оптимізацію традиційних технологій архівної справи, яка й досі залишається в цілому рутинною, а саме: процесів експертизи, комплектування, описування та обліку, каталогізації тощо;

· удосконалення системи управління архівною справою -- забезпечення підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення діяльності архівних установ та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

· забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутрішньоархівних, міжархівних, галузевих і міжгалузевих архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних БД, сховищ даних, які дають змогу сформувати інтегровані масиви даних архівних документів як в електронній формі, так і з виведенням на традиційне друкування та активно використовувати цю інформацію в інтересах суспільства;

· вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів і зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій через страхове копіювання, формування повнотекстових БД тощо.

Проблема інформатизації має узгоджуватися із загальною стратегією інформатизації суспільства та створенням системи БД документної інформації ще на стадії документостворення в установах, коли автоматизуються технологічні процеси діяльності установи та її висвітлення в офіційних документах, а також на стадії документообігу [18, 76].

Отже, інформатизація архівної справи в науково-методичному плані має пов'язати увесь цикл документостворення, документозберігання та використання документів, що мають місце у суспільстві, а тому базується на поєднанні методик архівознавства, археографії та документознавства. Вона має спрямовуватися на створення засад документообігу і телекомунікаційні зв'язки з державними структурами та органами державної влади, включитися в загальнодержавні інформаційні ресурси України.

У процесі інформатизації архівної справи вирізняють три взаємопов'язані складові:

· науково-архівознавчу -- визначення об'єктів і пріоритетів у комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи у сфері комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

· інформаційно-технологічну (власне комп'ютеризація) -- вибір оптимального технічного і програмного забезпечення, його пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інформаційних систем і мереж відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою;

· науково-організаційну та управлінську -- організація інформатизації архівної справи відповідно до Концепції комп'ютеризації та розроблених технічних завдань.

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

· визначення об'єктів і пріоритетів у комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління архівами, комплектування, обліку, зберігання документів і використання архівної інформації;

· розроблення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики списування архівних фондів і документів для комп'ютеризованих систем, стандартизація архівних описів відповідних об'єктів комп'ютеризації для переведення на електронний формат;

· створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації. Переведення архівних технологій на машиночитанні носії є першим завданням інформатизації. Цей шлях може здійснюватися як зверху -- від Головного архіву України, так і знизу -- у кожному державному архіві.

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах -- комп'ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Самостійним напрямом інформатизації є науково-інформаційний, який включає:

· процеси створення системи науково-довідкового апарату (НДА) за складом і змістом фондів, з урахуванням можливостей традиційних і комп'ютерних технологій;

· створення БД електронних страхових копій документів, повнотекстових БД актуальної інформації;

· організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим рішенням в цьому напрямі є, з одного боку, послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп'ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп'ютерному режимі, а з іншого -- переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у БД без повернення до фондів на картковому рівні. Таким чином, об'єктом автоматизації є окремі технологічні процеси та НДА в управлінні справою та інформацією. Вибір об'єкта супроводжується його списуванням для створення моделі даних.

Інформаційний ресурс архівних фондів вимагає уніфікації архівного опису та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які б були сумісними, але вирішували різні завдання відповідно до різних об'єктів інформатизації [19, 145]. Такий підхід дає змогу сформувати структуру інтегрованої системи архівної інформації в трьох рівнях:

· перший -- загальнодержавний і загальнонаціональний, що концентрує дані зведеного характеру національно-державного рівня і виконує роль загальнодержавного міжархівного довідника;

· другий -- рівень міжархівних БД;

· третій -- БД кожного конкретного архіву.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації:

· рівня архіву;

· рівня фонду;

· рівня справи;

· рівня документа;

· рівня групи документів;

· рівня адміністративної інформації.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації має стати головним завданням науково-методичної роботи архівознавчого напряму в галузі інформатизації.

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем.

Формування масивів архівної інформації для внутрішньо фондової систематизації та класифікації документів -- завдання набагато складніше. Умовно в ньому можна виділити два напрями:

1. Автоматизація поточної технології в її повному циклі -- від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом і змістом документів Національного архівного фонду, що забезпечить замкнене коло технологій.

2. Автоматизація ретроспективної інформації внутрішньо фондового рівня, яка вже поставлена на облік в архівних установах і відображена в системі НДА, але існує в традиційному режимі.

Виходячи з необхідності управління документальними ресурсами архівної галузі, організації узгодженої науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи і врахування матеріально-технічних можливостей галузі, найдоцільнішим є проведення системної інформатизації у два етапи:

· перший -- створення системи заходів з комп'ютеризації технологічних процесів централізованого комплектування та обліку архівної системи, створення БД та інтегрованого документального ресурсу в Головному архіві України;

· другий -- комп'ютеризація замкненого методично єдиного циклу технологічних процесів комплектування, опису, обліку, НДА у кожній архівній установі, з урахуванням інтеграції вже існуючих БД у системах та мережах галузі.

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю.

Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує ще одну важливу функцію -- виступає як історичне джерело [9, 164].

Ці особливості привертали увагу працівників управління і архівістів. Органи управління, інститути влади повинні взаємодіяти у своїй роботі. У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін документознавства та архівоведення.

Один окремий документ -- це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування -- в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління [10, 87].

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).
Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації -- один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, --загальнодержавних, галузевих.

На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів".
Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною [11, 243].

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ -- об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації. Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках -- до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи.

Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України. Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:

· уніфікація і стандартизація документів;

· раціональна організація обігу документів і зберігання документів;

· економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством;

· автоматизація та механізація праці управлінців.

Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися ступенем підготовки прийняття рішення, організацією його втілення в життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація) і організацією контролю за виконанням. У всіх випадках повинні бути наявними вказані частини.

Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь наполовину,
ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.

В даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов'язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, комерційні підприємства "виживають" тільки в тому випадку, якщо вони своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною) забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої потребує спеціальних -- професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта.

Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціальні структурні підрозділи:

· управління справами;

· загальний відділ;

· канцелярія;

· секретаріат (або секретар-помічник).

Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини -- від найбільш складних до найпростіших операцій.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8