Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

§ Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

§ Для кодування інформації, що використовується як на об'єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

§ Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

§ Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

§ Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

§ Інші вимоги.

Класифікувати інформаційні системи можна за різними ознаками:

§ За рівнем або сферою діяльності - державні, територіальні або регіональні; міжгалузеві, галузеві або відомчі; об'єднань або фірм підприємств або установ; технологічних процесів тощо;

§ За рівнем автоматизації процесів управління - автоматизованого збирання й обробки інформації, інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення і прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;

§ За ступенем централізації обробки інформації - централізовані, децентралізовані та зміщені інформаційні системи колективного використання;

§ За ступенем інтеграції функцій - багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство, об'єднання - галузь і т. ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; одно рівневі інформаційні системи.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об'єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об'єкта - це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об'єктивного інформаційного забезпечення організації [35, 23].

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення процесуально-діяльнісної та інформаційно-ресурсної складової.

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв'язання.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів, засобів документаційного, фотографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління [22, 9].

1.2.2 Види ділових документів органів державної влади

Якщо театр починається з вішалки, то управління підприємством, установи, організації - з ефективного опрацювання інформації [10, 27].

Для юриста документ - засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління - засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів - сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об'єктивної, достовірної інформації, матеріальним об'єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

Ділові документи класифікуються за змістом, способом фіксації та виготовлення.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організації управління правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. Нормативні акти регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів - відомствами, об'єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов'язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути). В окремих документах визначаються права та обов'язки організації у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахункової діяльності, капітального будівництва.

Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, статути, тощо.

До організаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпорядження тощо. Це викликано певними об'єктивним обставинами, що з'явилися в процесі становлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчих документів такими, що втратили чинність[26, 11].

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов'язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про використання раніше наміченого плану про відрядження), списки, тести телеграм, плани роботи тощо.

Більшість правових документів є вихідними і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів, зміст інформації в них має допоміжний характер - вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми), чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії - відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян [26, 50].

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу - документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це - заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки [26, 127].

Особисті, офіційні документи - службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції , рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки [26, 140].

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

§ Повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

§ Точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

§ Своєчасне відображення виробничих операцій;

§ Запобігання фінансових порушень і зловживань;

§ Можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

§ Складання бухгалтерської та іншої звітності;

§ Право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах;

Фінансово-розрахункова та облікова документація має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом - договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка [26, 157].

У новітньому штатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ, відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспекті реєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиною установою в районі) за змішаною системою: централізовано - всі документи, крім заяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному, характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій, скарг громадян, то вона знову ж таки - журнальна.

Тут чітко простежуються такі групи документів: перша група - це документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень; друга група - це документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів, третя група - це передусім документи особового характеру - заяви, скарги, пропозиції громадян.

В документах райдержадміністрацій містяться конкретні види інформації: статистична, адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади - райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічна інформація.

За способом вміщення інформації види документів визначаються як первинні (ті, що містять вихідну інформацію) та вторинні (що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки інформації). За видом носіїв інформації виділяються документи на паперовим носіях та електронні.

Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Якщо порівняти різновиди документів колишніх органів виконавчої влади в районі тобто райвиконкомів, з документами райдержадміністрацій, то вимальовується:

різке скорочення протокольної документації, оскільки відсутній виконком, а таким чином, і протоколи засідань. Відповідно відсутній такий вид документів, як матеріали протоколів;

зростання обсягу такого виду розпорядчої документації, як розпорядження глави райдержадміністрації.

Останнім часом в органах виконавчої влади та управління, в тому числі в райдержадміністраціях, збільшився масив документів, що виконуються у порядку контролю за виконанням Законів України, Указів і доручень Президента України та Уряду, протокольних доручень різних відомчих та міжвідомчих комісій, що призвело до наповнення такого розділу номенклатури справ, як "Відділ контролю".

Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи).

Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [13, 19].

Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13, 16].

1.3 Традиційні та новітні форми організації діловодства

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.

У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів.

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами [21, 344].

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами [12, 281].

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення [12, 282].

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова - свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії - магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку [23, 53].

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.

Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків [14, 63].

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила - властивість офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення [23, 54].

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління.

Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:

організаційно-правова;

планова;

розпорядча;

інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

звітна;

договірна;

документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

документація із матеріально-технічного забезпечення;

- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;

-документація, що відображає основну діяльність установи. Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності [23, 55].

1.3.1 Основні організаційні форми роботи з документами

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

централізована;

децентралізована;

змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована служба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосереджені переважно в службі діловодства. За централізованої форми організації діловодства структурні підрозділи установи не залучені до технічних операцій з документами, а здійснюють з ними виключно творчу роботу: розглядають, вивчають, аналізують, складають нові документи на підставі наявних.

У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених діловодством документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом. Адже вся цінна інформація і документація зберігається централізовано в службі діловодства.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6