Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004. -с 72..

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.

Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

Распорядительные документы предназначены для регулирования и координации деятельности, позволяющие управляющему органу реализовывать поставленные перед ним задачи с максимальной эффективностью. От того, насколько правильно организована деятельность учреждения, зависят результаты работы всего учреждения.

Решения, изложенные в распорядительных документах, могут касаться организационной структуры учреждения в части ее усовершенствования, выбора средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы осуществляют перенос управленческих решений сверху вниз, вне зависимости от уровня управления: от управляющего органа к управляемому, от управленца к структурным подразделениям и конкретным работникам. Именно эти документы осуществляют вертикальный принцип управления.

С юридической точки зрения распорядительные документы - это правовые акты, в которых выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность предписаний проявляется:

- в разрешении возникающих в сфере управления проблем и вопросов;

- в адресованности документов конкретным учреждениям, структурным подразделениям, должностным лицам или работникам;

- в том, что они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного документа служит: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; и осуществление собственной исполнительно-распорядительной деятельности для реализации функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности принимаются решения на уровне федерального правительства, представительных органов правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, комитетов и комиссий, коллегии министерств.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. - 2004. - С.6-10.

Работники управления, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении государственной тайны организации. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается Начальником Управления.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения государственной тайны (ГТ) в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если государственная тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «ГТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «ГТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 -- в адрес;

экз. №2 -- в дело № 2-4.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. А.Е. Мамичеву

2. А. В. Кремневу

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом «ГТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "ГТ"». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «ГКТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «ГТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «ГТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «ГТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «ГТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «ГТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «ГТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "ГТ"».

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «ГТ», должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «ГТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «ГТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «ГТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «ГТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом "ГТ"».

Документы с грифом «ГТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «ГТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом "ГТ"». Количество экземпляров документов с грифом «ГТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. Все дела с грифом «ГТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «ГТ»;

- отбирает документы с грифом «ГТ» для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом «ГТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «ГТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «ГТ», немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты документа руководителем организации назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом "ГТ"» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «ГТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с организацией, на которой сотрудник был допущен к ГТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «ГТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «ГТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Организация оперативного хранения документов

Оперативное хранение документов осуществляется на основании номенклатуры дел Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000.

Номенклатура дел должна отражать документируемые участки работы учреждения согласно разработанному им классификатору, конкретную деятельность каждого структурного подразделения или учреждения в целом, включать все дела, образующиеся в деятельности учреждения.

В связи с тем, что индексация дел, закрепленная номенклатурой, имеет важное значение для всей работы с документами, при ее выборе необходимо исходить из следующих положений. В сводной номенклатуре бесструктурного учреждения (построенной по направлениям его деятельности) целесообразно применять цифровую порядковую индексацию дел в пределах всего учреждения (в основном, это учреждения четвертой категории). Возможно также применение порядковой индексации дел в пределах направлений деятельности (рекомендуется для учреждений I, II и III категории), однако не исключена возможность такой индексации и в учреждениях IV категории. В сводной номенклатуре структурного учреждения применяется порядковая индексация в пределах каждого структурного подразделения.

В сводную номенклатуру на правах дел помещаются номенклатуры структурных подразделений, в том числе картотеки и другие учетно-справочные документы. Как правило, разработке сводной номенклатуры учреждения предшествует составление структурными подразделениями своих номенклатур дел. Номенклатуры дел структурных подразделений подписываются лицами, ответственными за делопроизводство (секретарь, инспектор, референт), согласовываются с архивом учреждения и утверждаются руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел учреждения ежегодно, до утверждения ее руководством, согласовывается с экспертной комиссией и архивом учреждения.

Номенклатура дел учреждения, как правило, согласовывается и утверждается в двух экземплярах, из которых один хранится в канцелярии (секретариате, у секретаря), второй - в архивном учреждении.

К сводной номенклатуре дел обязательно составляется справочный аппарат: оглавление, список принятых сокращений, ссылка на вид перечня документов с указанием сроков их хранения, использованный при заполнении графы номенклатуры "Сроки хранения и статьи по перечню". Номенклатура дел должна иметь титульный лист.

При выборе принципа систематизации дел в номенклатуре необходимо исходить из следующих положений: по принципу организационной структуры номенклатуру дел целесообразно разрабатывать для учреждений I и II категории, в которых сложилась устойчивая структура аппарата; по функциональному принципу (в соответствии с направлениями деятельности) номенклатуры составляются в учреждениях, организационная структура в которых отсутствует или не является стабильной. Разделами номенклатуры дел, составленной по данному принципу, являются управленческие функции или основные направления деятельности учреждения (руководство, организация, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.).

Основной частью наименования дела в номенклатуре должны быть вопросы деятельности структурного подразделения (учреждения). При формулировании наименования дела необходимо использовать классификатор участков и вопросов деятельности учреждения. Не допускаются наименования дел типа "Общая переписка", "Материалы по вопросам снабжения" и т.п.

В итоговой записи номенклатуры указывается количество заведенных в течение года дел, отдельно по категориям их хранения: постоянного хранения; временного хранения свыше 10 лет и до 10 лет включительно, а также количество переходящих дел. Заполнение итоговой записи должно быть точным, так как ее сведения служат основанием для заполнения соответствующих граф паспорта архива учреждения.

Составление номенклатуры является первым этапом работы по классификации документов и учету дел Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000. Эта работа продолжается в процессе формирования дел. Требования по формированию дел изложены в п. 6.2 основных положений ЕГСД. Группируя документы в дела, необходимо в течение всего срока действия номенклатуры наблюдать, соответствуют ли наименования дел фактическому составу и содержанию документов каждого конкретного дела, учитывать, какие вопросы не были предусмотрены при составлении номенклатуры дел. Это позволит внести необходимые коррективы в номенклатуру дел в течение календарного срока ее действия, а также учесть ее недостатки при составлении номенклатуры на следующий год. Особенно это касается формирования переходящих дел. Переходящие дела включаются в номенклатуру каждого года в течение всего периода, необходимого для их полного завершения, то есть до передачи дел в архив учреждения.

В комплексе работ по подготовке документов к последующему хранению и использованию особого внимания требует методика заполнения граф годовых разделов описи, а также оформления обложек дел.

Опись - это основной учетно-справочный инструментарий по составу и содержанию документов. Помимо описей на управленческую документацию отдельные описи составляются на документы по личному составу и специальную документацию.

Графление годового раздела описи к делам постоянного хранения производится по форме:

1. Порядковый номер;

2. Индексы дел;

3. Заголовки дел;

4. Даты;

5. Количество листов;

6. Примечания.

В описи на дела долговременного хранения между графами "Количество листов" и "Примечания" добавляется графа "Срок хранения". В графе "Индексы дел" проставляется условное обозначение дела в соответствии с номенклатурой. Заголовок переносится полностью с обложки дела в соответствующую графу описи. В той же графе после заголовка дела пишется номер тома (части). Если следуют порядок дел, заголовки которых совпадают или отличаются какими-либо отдельными элементами, то в опись полностью вносится заголовок первого дела, все остальные заголовки обозначаются словами "то же" с указанием необходимых различий. Количество листов, содержащихся в деле, дата находящихся в деле самого раннего и самого позднего документов, срок хранения дела переносятся в опись с обложки дела. Графа "Примечания", как правило, не заполняется при составлении описей в делопроизводстве. При сдаче описи в архив в этой графе оговариваются особенности физического состояния документов, утрата или передача дела (отдельных документов) со ссылкой на соответствующий акт, фиксирующий эти явления. Порядковый номер по описи проставляется на обложке при внесении дела в опись Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2001..

Рациональная организация документооборота -- это одно из основных условий эффективной работы секретариата.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности работников секретариата, эффективность управленческой деятельности. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

В целях совершенствования системы организации работы секретариата Управления МЧС города Урай можно рекомендовать следующие мероприятия:

1. Разработать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своих должностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе.

2. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей.

3. В установленные сроки проводить контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) в целях снижения риска неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

4. Использовать на всех участках учета только унифицированные формы документации.

5. Осуществлять проверку службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

6. Осуществлять обучение работников правилам ведения первичной документации.

7. Грамотное создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей -- существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

Законодательные и нормативные акты

1. Гражданский кодекс Российской Федерации

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Приложение 12.

3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. - 17 с.

4. Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) Постановление ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435

5. Инструкция по делопроизводству. Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120

6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995

7. Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России

8. Об организационном комитете по совершенствованию подготовки населения в области гражданской обороны, защиты от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и охраны общественного порядка с использованием современных технических средств ...Приказ МЧС России от 31.05.2005 N 427/431/320. Приказ МВД России от 31.05.2005 N 427/431/320. Приказ ФСБ России от 31.05.2005 N 427/431/320Приказ МВД России от 01.03.1999 N 150

9. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477

10. Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754

11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000

12. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 О первичных учетных документах// СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.

13. Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации.

14. Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

15. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

16. Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации"

17. Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации"

18. Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"

Литература

19. Алешин В.С., Швецов А.Н. Анализ информационных потоков на предприятии. - Вологда: ВГТУ, 2008. - 68 с.

20. Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. - 2004. - С.6-10.

21. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004. - 172 с.

22. Волков Т. В. Большая Советская Энциклопедия. - М.: Просвещение, 1999. - С.482.

23. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

24. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 461 с.

25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

26. Порядок работы секретариата//Промышленность и безопасность. - №7 (12). - 2009. -С.3-4

27. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2003.

28. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ//Секретарь-референт. - 2008. - №6. - С.24-29.

29. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004. - 416 с.

ПОЛОЖЕНИЕ О СЕКРЕТАРИАТЕ УПРАВЛЕНИЯ МЧС

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является самостоятельной функциональной службой ответственной за установление единого порядка работы с документами в управлении.

1.2. В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства управления, методическими материалами архивных органов по работе с документами и настоящем Положением.

1.3. Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием управления.

1.4. Секретариат возглавляет секретарь--референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя Управления МЧС.

1.5. Секретарь--референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в государственных и ведомственных структурах не менее 1 года.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Для установления единого порядка работы с документами в Управлении и унификации документов по их составу и содержанию секретариат выполняет следующие функции:

2.1. Устанавливает порядок работы с документами в Управлении, разрабатывает сводную номенклатуру дел.

2.2. Организует по поручению руководства Управления подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

2.3. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов Управления.

2.4. Осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, поиск и выдачу документов.

2.5. Контролирует выполнение заданий руководства Управления по документам, обеспечивающим основную деятельность Управления.

2.6. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности Управления для передачи дел на хранение.

2.7. Совершенствует формы и методы работы с документами в Управлении, его функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.

2.8. Организует обучение работников Управления по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3. ПРАВА

Руководитель секретариата имеет право:

3.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

3.2. По согласованию с руководством Управления осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

3.3. Распределять работу между работниками секретариата.

3.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

3.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

3.6. Вносить руководству Управления предложения по совершенствованию работы секретариата.

3.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

Работники секретариата имеют право:

3.8. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Общества необходимую для работы информацию.

3.9. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Управления своевременного представления документов и информации руководству.

3.10. По поручению руководства Управления привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

3.11. Возвращать на доработку работникам Управления проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

3.12. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Работники секретариата несут ответственность:

4.1.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

4.1.2. за неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

4.1.3. за достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых руководству Управления и/или руководству структурных подразделений;

4.1.4. за утрату и порчу дел и документов;

4.1.5. за несоблюдение условий хранения дел и документов;

4.1.6. за утрату и порчу печатей и штампов;

4.1.7. за разглашение сведений, составляющих государственную тайну.

4.2. Руководитель секретариата несет ответственность:

4.2.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

4.2.2. за рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

4.2.3. за организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

4.2.4. за состояние трудовой дисциплины в секретариате;

4.2.5. за соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Секретариат взаимодействует с:

5.1. Руководителями функциональных служб и отделов Управления - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и предоставлении необходимых руководству Управления материалов.

5.2. Службой кадров - по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников, работающих с документами.

5.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

5.4. Секретариат осуществляет взаимоотношения с другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

Секретарь--референт подпись расшифровка подписи

Визы:

Страницы: 1, 2, 3, 4